ワークフローサンプル: 円滑な Web サイト運営にワークフローを活用する

『Web サイトの更新』は、ほとんどの会社で存在する業務だ。
そして、その「業務フロー」は秘密のベールに包まれている。。。

そもそも一言で「サイト更新」と言っても様々な"レベル"がある。

誤字脱字を修正する
ブログ記事を追加する
プレス記事などの情報を追加する
製品サービスの紹介ページを追加する
トップページの誘導バナーを差し替える
サイトリニューアルと連呼する位にデザイン改変する
プラットフォーム(CMS)を変更し大改造＆大引越をする
外部専門会社に委託しプロジェクトを組んで大規模改変する

以下のワークフローでは、"レベル5"までのページ改変をターゲットにしている。平たく言えば、このワークフローは「日常的な Web サイトの運営」を円滑にする。そして Web ページの追加や編集を自動的に記録する。

関係者は、Web サイトの歴史（←コンテンツ管理視点）だけでなく、どのコンテンツを誰と誰が作成したのか（←ガバナンス視点）、それぞれのメンバーは毎月何件程度の更新を行っているのか（←人事考課視点）などが、いつでも確認できるようになる。

[Webサイト更新]

[Webサイト更新：「1.レイアウト＆ページ更新」画面]

[データ項目一覧画面]

「プロセスモデリング」のセンスを感じる点は、『日常業務の視点』で設計されている所だ。

たとえば、シングル Step （１工程）で済んでしまう『誤字脱字対応』は、なかなかモデリングしよう（ワークフローに取り込もう）と思わない。普通に考えると、〔1.レイアウト＆ページ更新〕だけで終了してしまうので、入力者のモチベーションもわかない。しかし、このワークフロー例では、数値型データ『活動評点』に「デフォルト値」として「1」がセットされている。つまり『誤字脱字対応』でも活動評点「1」を稼ぐ事ができるのだ。ゲーミフィケーションと呼んでも良い。

≪最終的にはリーダが確定させますが「自己評価」を記入しておいても構いません。
目安：誤字対応(1)、ブログ編集(3)、事例記事(5)、マニュアル追記(5)、マニュアル刷新(7)、秀逸ページ新規追加(10)≫

また、あえて『イレギュラーな処理』を定義していない所も良い。ヤヤもすると「差し戻しフロー」を沢山書いてしまうものだが、「社内 SNS」全盛のイマドキ、もし上流工程で入力が足りない情報があったとしても社内 SNS で情報補完できる。わざわざ案件を差し戻し、貴重な時間を浪費する必要はない。

[雛形ダウンロード (無料)]