ワークフローサンプル: イベント参加証を PDF で送る（ワークフローの自動化）

（電話口）「他社宛の請求書が届いたんですケド・・・」

コレ、、、かなり、、、サムイ。。。

まぁ、多くの会社で1度や2度は経験している事とは思う(?!?)が、果たしてコレ、「事務担当者の気合が足りない！」と言う類の問題なのだろうか？

あなた自身が作業する姿を想像しよう。もし「業務に必要な書類をその都度 Excel や Word で作成する」と言う前提があるなら、おそらく100枚に１枚くらいはミスする。仮にダブルチェック体制（←さいはつぼーし策）を施したとても、1000枚に１枚くらいはミスが発生するだろう。つまる所、ミスの発生は「時間の問題」なのだ。

以下のワークフローは、イベント受付の対応業務だ。『イベント参加証 PDF』の作成工程と『領収書 PDF』の作成工程が自動化され、各書類の送付がメール添付によって自動化されている。（入金確認作業は人手）

[イベント受付フロー]

[イベント受付フロー：「1.入金確認」画面]

[データ項目一覧画面]

「帳票の生成なら≪紙のようなワークフロー≫が分かりやすいのでは？」

確かに１つの案件（業務データ）で「１つの帳票」しか必要ない場合は、「紙のようなワークフロー」の方が分かりやすいだろう。しかし１つの案件で、『納品書』と『請求書』と『送付状』など、様々な帳票が必要になるケースでは業務データと帳票を切り分けて考えたくなる。このケースでも、『参加証』と『領収書』と言う2枚の帳票生成が必要となる。

ちなみに、「何事も機械に任せてしまおう！」と言う発想は、色々と議論の余地がある。つまり『過度な自動化』は、(1)問題の発生に気付かなくなる、(2)人類の退化につながる、(3)日付データのゴマカシが出来なくなる、などの新たな問題(!??)が発生するのだ。
しかし、ゴニョゴニョと「自動化しない言い訳」を考える前に「仮にあの工程を自動化（機械化）すると、どんな変化があるか？」の検討くらいはしておきたい。まずは改善（自動化）できそうな作業工程のピックアップから始めよう。

＜PDF画像：参加証＞　　　　　　＜PDF画像：領収書＞