ワークフローサンプル: 請求書ファイルを Google Drive に自動バックアップ

「見積書」や「請求書」の発行が可視化されている会社は、残念ながら少ない。たとえば

今、何枚の見積書が発行されているのか？
今、何枚の請求書が発行されているのか？

と言う問いに対して、即答できる担当者は少ない。

多くの会社では、営業部門や経理部門が「Excel手作業」で一枚一枚作成し、プリンタで印刷し、担当者と責任者に押印してもらい、控えとしてコピーを取って、封入して郵送する。。。せっかく最初はパソコンで作ったのに、知らず知らずのうちに「アナログ化」され、集計しづらいものになる。

以下の「請求書発行ワークフロー」は、いわば『請求書発行システム』だ。
ワークフローに入力された「請求データ」は、ワークフロー内で決裁承認され、そのデータから『請求書PDF』が自動的に生成される。言い換えれば、請求書PDFはこのシステムからしか生成されない。請求書PDFの発行を一元的に管理できる。業務プロセスが、ここまで整備できれば、たとえば業務データ「発行日」「請求先社名」「請求額」をCSVダウンロードする事ができる。すなわち、いつでも「リアルタイムの請求台帳」を作成する事だって可能だ。

ちなみに、この「請求書発行ワークフロー」が秀逸なのは、オンラインストレージ『Google Drive』の特定フォルダに「請求書」が自動でバックアップ保存される仕組みだ。

[請求書発行ワークフロー]

[請求書発行ワークフロー：「1.入力する」画面]

[自動生成PDFの画像]

人間に任せる作業工程での「トラブルや不正」は、当然ながら担当者の「スキルやモラル」に依存する。

業務業態に依存する話ながら、1000人を超える会社規模ともなれば、請求書発行業務にまつわる不正は、実は常習的に発生しているだろう。そして、中には架空請求書の発行などの「財務記録の虚偽記載」につながりかねないケースや、請求書の複数枚発行などの「着服・横領」につながるケースも含まれているかも知れない。

内部統制の観点から言えば、「不正の起きない業務プロセス」を模索し続けたい。人間に任せていた業務を、少しでもコンピュータによる自動処理に置き換えれる活動は、非常に有効だ。また、請求データの閲覧権限を広げ、透明性を高める事で「相互牽制」を働かせるのも良い。副次的に「データ分析活動」が進むケースもある。（一方で「機密情報漏洩のリスク」は高まる）

[ダウンロード]
業務テンプレート：請求書発行ワークフロー
PDFフォーム：Invoice-seikyusho-20130610.form.pdf

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