ワークフローサンプル: FAX のペーパレス化 !?!

FAXなんて、そもそも電話回線で『電送されてきたデータ』だ。受け取ったFAXデータが「紙に印刷」されるのは、本当にモッタイナイ。デジタルデータをアナログ化して、どーする！なぜ、紙を持って社内をウロウロしなければならないのだ！デジタルデータのままであれば回覧もカンタンなのに、、、ワークフローでの回覧もカンタンなのに、、、

以下は、クラウドサービスでFAXを受信し、クラウド型ワークフローで回覧し、クラウド型ストレージにPDFを保存する業務プロセスだ。
最終的に、Google のオンラインストレージ『Google ドライブ』に保存される。たとえば、顧客からの注文書は「受注FAX」フォルダに、仕入先からの見積書は「仕入見積FAX」フォルダに、自動的に保存される仕組みだ。いつ、だれが、どんなFAXを閲覧したのかも、その全てが自動的に記録される。

[オンラインFAX回覧フロー]

[オンラインFAX回覧フロー：「2.受信FAX確認」画面]

この業務プロセス例では『eFax』などの「インターネットFAX」（月額1000円程度で誰でも申し込める）のサービスを使っている。インターネット FAX は「受信FAX」をデジタルのまま登録メールアドレスに届ける仕組み(PDF添付)だ。ここでは「登録メールアドレス」＝「ワークフローを起動させるメールアドレス」と言う設定になっている。

業務フロー図を見れば一目瞭然だが、、、FAXが届けば、即座にワークフローが起動される。事務員に『1.回覧先指定』のタスクが発生し、手が空いている事務員が、FAX画像を見て「回覧すべき人」を選択する。そうすればその直後に「回覧すべき人」に『2.受信FAX確認』のタスクが発生する流れだ。
さらに「回覧者」はFAX内容を確認後『受注フォルダ／仕入見積フォルダ／その他FAXフォルダ／破棄』のいずれかを選択する。そうすれば自動的に『Google ドライブ』のフォルダにFAX PDFが保存される。

実にシンプルな仕組みだが、非常に業務効率（業務スピード）を向上させる仕組みだ。回覧者が外出がちな営業マンでも、クリックひとつで処理できるのが良い。（内部統制の業務履歴証跡観点においても非常に有効だ）（そして実は、非常にセキュアだ）

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