ワークフローサンプル: 立替金フロー、月初の自動起動がイイ、PDFの自動生成がイイ

ワークフローと言えば、立替金。
立替金と言えば、ワークフロー。

ビジネスパーソンにとって、経費精算は億劫(おっくう)な作業だ。交通費やら、交際費やら、発生する度にコツコツ入力しておけば良いのだが…。

以下のワークフローは、「毎月１日の朝」に自動で開始される。
全社員に「今月の立替金申請」と言うタスクが割り当てられるのだ。完成の締切は約１か月後だ。リアルな世界で例えるなら「月初に今月の立替金申請用紙が配られる」と言えば良いだろうか。その後は都度、立替金データを入力し保存する。プロセスを進めることはない。そして、月末に至り当月の入力が全て完了すれば「申請」をクリックする事になる。
その後の流れは、フロー図を見ていて頂ければ一目瞭然だ。『2.上司承認』と『3.経理確認』で承認される必要がある。修正指摘があれば差し戻しタスクとしての『1a.修正して再申請する』が発生する。

なお、この業務プロセスは、「立替金申請」が承認された後、PDF が自動的に生成される定義になっている。業務データを使ってPDF 出力できるワークフロー製品（BPM製品）でなければならない。
※ そりゃ、もう、Questetra BPM Suite オススメですよ！

[立替金精算ワークフロー]

[立替金精算ワークフロー：「1.都度入力/月末提出」画面]

Questetra の PDF 自動生成機能は、「入力されたデータ」やその「集計データ」を、デザインされたテンプレートに挿し込む仕組みだ。テンプレートとしては Adobe 社の『フォームPDF』を活用する。実際にプロセス定義をダウンロード＆インポートして試して頂くと分かるが、明細テーブルにある一つ一つのカラムデータも、綺麗にレイアウトする事が可能だ。

ちなみに、業務データを「紙フォーマット」に印刷する際には、データ量について注意が必要だ。
つまり「紙面の都合上」と言う言葉もあるように、紙フォーマット自体がデータ量（レコード数）の最大値を想定しておかなければならない。この立替金精算フローでは、「50件まで申請」であれば１枚のPDFが、「50～100件の申請」であれば２枚のPDFが、「100～150件の申請」であれば３枚のPDFが生成される仕組みになっている。

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