ワークフローサンプル: 立替金申請、全社員に「毎月5日」の締切を守らせる方法

『スピード！スピード！スピード！』
「ココは複数人での同時処理にしよう！」
「ココは人間の目視判断ではなく条件式で自動化しよう！」

業務プロセスの滞留ポイントを洗い出し、「処理の並列化」や「処理の自動化」を考える例は少なくない。いや、むしろ王道だ。一連の処理が素早く終了する事は、多くの業務において望ましい。

一方、、、途中処理をわざと滞留させる業務もある。典型的な例をあげれば「立替金申請フロー」だ。
すなわち、申請を書き始めてから、申請が提出されるまでの時間は、どうでも良い。申請提出が締切日に間に合いさえすれば良いのだ。

では、どうすれば「毎月５日まで」に全社員に申請させることが出来るのだろうか？

[立替金申請フロー]

[立替金申請フロー：「1.申請する」画面]

[マイタスク]

第一の策は、締切日時の設定だ。まぁ、アタリマエすぎて「策」と呼べるかどうか怪しいが、ワークフローシステムにきっちりと登録する事が重要だ。

「いまどきのワークフロー」であれば、締切が近づけば、通知メールが届く。
「いまどきのワークフロー」であれば、締切が近づけば、タスクリストの表示で注意喚起される。

上記の業務プロセス定義では、「月初1日の9時」に全社員に申請タスクが割り当てられ、そして同時に提出締切が「翌月5日の15時」に設定される。多くの正社員は、およそ35日間「マイタスク」に滞留させ続ける事になる。つまり、立替を行う都度に、書き足していく仕組みだ。

そして、この「締切順守率」だが、紙の申請に比べると、飛躍的に締切日が守られるようになる。
各社の事例を勝手な印象値で集計するに、どうやら約50%くらいの順守率であった会社も含め、どこの会社でも約95%に改善するようだ。

第二の策は、、、さてどうしたものか？　そうだ「残りの5%」を減らしたい。。。
ここは意見の分かれるところだ。有力な意見に「締切時刻を過ぎれば申請不可にする仕組み」がある。いまどきのワークフローならカンタンだ。しかし、提出が遅れた社員にも「ノッピキならない事情」があったのかも知れない。いや、それ以前に「立替金の制度自体を知らなかった」のかも知れない。

色々な意見はあると思うが、本稿では「直接指導」を行うことを提案したい。
何ともアナログすぎて、これまた「策」と呼べるか、かなりアヤシイが、わずが「5%」なのだ。『北風と太陽』のイソップ寓話(童話)の例ではないが、社員の内面に訴える方が長い目でみて良い。（手っ取り早く乱暴に物事を片付けてしまおうとするよりも、ゆっくり着実に行なう方が、最終的に大きな効果を得られる by Wikipedia）

追伸：
単に「直接指導」と言っても、相手が遠隔地であったり、外出がちだったりするケースには困る。
そう！　こんな時こそ「社内SNS」の登場だ。そして当然の展開ながら、社内SNS機能を標準搭載したワークフローである Questetra が、断然オススメだ。Questetra なら「業務データを紐付けたメッセージ」を送る事ができる。さらには「スタンプ」を付けて、優しく誘導するも容易だ。社内のコミュニケーションが円滑になり、本当に締切超過が減る。ぜひ無料版を試験導入して欲しい