ワークフローサンプル: わぉ！立替金申請書が自動生成？

「このアナログな感じの立替金申請って、どうにかナランの・・・？」

月に一度、紙の領収書と「格闘」する人は少なくない。
タクシー代。セミナーの参加費。足りなくなった備品をあわてて買いに走った時の文具代。従業員は、何枚もの領収書をエクセルに入力する。そして全てが入力し終われば印刷し、押印(サイン)し、上司に提出するのだ。上司はその書類を何となく眺めて押印(サイン)し、経理部はその印刷物を見て、改めてエクセルに入力しなおす。冷静に考えると、何ともバカバカしい。。。

立替金の精算は、多くの会社で「伝統的な業務」になっている。
それだけに、往々にして業務効率化の余地が大きいのだ。

とは言え、立替金精算業務は、現金出納に直結するセンシティブな業務でもある。いわゆる「内部統制体制」も非常に重要だ。業務効率化を進めた結果が、不正や間違いの発生確率を上げてしまう様では困る。そう、、、何とも奥が深い業務プロセスと言えるだろう。改善活動の投資効果は極めて大きいが、改善担当者には相応の BPM スキルが要求される。

下記の業務プロセス事例は、「立替金精算申請書PDF」がワークフロー途中で自動的に生成される仕組みだ。

[立替金申請フロー-申請書自動作成]

[立替金申請フロー-申請書自動作成：「1.申請する」画面]

[自動生成されたPDFファイル]

このワークフロー例では、経理の最終確認後に「立替金精算申請書PDF」が自動生成される

生成される「立替金精算申請書PDF」は経理部が印刷して、裏面に領収書を貼り付けおくと言う業務の流れだ。会計監査の際にスグに提出できる信憑書類ができあがる。しかも「上司承認」が行われた日時も、その日時分まで自動的に記録されているため、作為的なバックデイト（過去日付）書類は作成できない。

また「立替金精算申請書PDF」は、立替金申請者にもその控えが届く。PDF が添付メールで自動送信される仕組みだ。

なお、このワークフロー例をベースに、更に内部統制の強化を目指すなら、申請額に応じて相互牽制を強める方法が良い。すなわち申請額が一定額を上回る場合には、上司以外に更に別の職員のチェックが必要になる仕組みだ。コンピュータの不正検出は、人間同士の相互牽制に全く及ばない。

追伸：
業務フローそのものとは関係ないが、やはり「申請する量」を減らす事は大切だ。『紙の領収書』と言うアナログなモノを取り扱うがこそ、申請レコード数の削減は、全体省力化に大きく貢献する。