ワークフローサンプル: Google Drive に自動保存 !!

『提案書』や『企画書』を書くのがシゴト！そんなビジネスパーソンは少なくない。

IT業界のセールス、広告代理店の企画部門、コンサルティング会社の公共担当部署、などなどなど。。。しかし提案書作成や企画書作成は「個人プレー」に走りがちだ。つまり、なかなか「ノウハウ」が溜まらないし、なかなか「再利用性」が高まらないのだ。
仮に「ファイルサーバに保存する事」と言うルールを決めたとしても、「メンドウ」と言う理由だけで一元管理されることはない。多くの企画書ファイルは、誰かのパソコンの、どこかのフォルダで、深い眠りにつくのだ。もっともっと、みんなで共有すればイイのに。。。

以下のワークフローは、「他人の提案書を読む」と言う活動を『業務』として規定している。
この例では「イイのデキタ！」と思うプレゼン資料を登録すると、指名した同僚２名がレビューする事になる。と同時にその資料がクラウド型オンラインストレージ『Google Drive』の該当フォルダに保存される仕組みだ。（『新規顧客向け提案書』『既存顧客向け提案書』『テンプレート／その他』）

[提案書レビュー・共有フロー]

[提案書レビュー・共有フロー：「1.プレゼン資料登録」画面]

このワークフローを日々の提案書作成業務で活用すると、社内の「提案書」がキレイに蓄積されていく。
だが、それだけではない。「作成資料数」も可視化され、例えば、Ａさんの今月の作成件数、Ｂさんの先月の作成件数が、お互いに認識できるようになるのだ。もちろん作成数が多ければ良いと言うものではないが、まずは件数が可視化されることで、担当者のモチベーションは自ずと変わっていくだろう。
なお、この例には無いが、もし「評点」と言う入力項目を足せば、提案書の品質についても可視化できるかもしれない。

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