ワークフローサンプル: 契約書は「Wordファイル」こそ残せ！

業務記録と言えば「紙」が定番。

『請求書』や『発注書』、あるいは『契約書』や『議事録』などなど、様々な情報が「紙」で記録されるのだ。基本的な考え方は、江戸時代の『朱印状』や聖徳太子が遣隋使に持たせた『国書』と大して変わらない。要は証拠を残したい。

しかし、紙の管理は容易ではない。。。
何と言っても「情報検索性」が低い。更には「情報共有」も不可能に近い。

「あの契約書って、いつ郵送したんだっけ？？？」
「あの注文請書、ちゃんと誰か郵送した？？？」

情報端末が爆発的に普及した21世紀。我々は「証拠を残しておきさえすればイイ！」と言う考えから、「活用しやすい形で業務データを記録する！」と言う発想に改めなければならない。少しずつでも電子化／電磁的記録を推進する必要がある。

以下は、「会社から発送される郵送物」を、少しでも電磁的に記録しようと試みるワークフローだ。
コピー機でコピーをとってバインダーに閉じるのではなく、元となったデジタルデータと処理時刻を正確に記録する所に主眼がある。押印やサインが必要な書類の場合には、「スキャンデータ」も追加で保存される。

[押印／郵送フロー]

[押印／郵送フロー：「1.押印郵送の依頼」画面]

この業務プロセスでは、郵送すべき文書のデジタルファイルがタスク『1.押印郵送の依頼』にて登録される。
そして管理部門が、タスク『2.押印郵送依頼の処理』において一元的に郵送するのだ。必要あれば社印を押し、その場合には押印済み文書をスキャナし、データとして追加登録する。そして書類が封入された時点で『2.押印郵送依頼の処理』が消し込まれていく仕組みだ。

結果として、社外に郵送される書類が、日付時刻とともに全て電磁的に記録される。また郵送を依頼した社員は、依頼の進捗状況を「追跡情報」としていつでも参照可能となる。

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