ワークフローサンプル: クラウドだけでFAX注文を処理する方法

FAX 機がズラリ…。
視聴者から FAX を受け付けるテレビ番組を、昔は良く見たものだが、最近はモッパラ Twitter なのか？　しかし未だに FAX は、まだまだ現役の通信手段だ。通販の注文受付、取引先との図面仕様のやり取り、色々な場面で使われている。

以下は、通信販売を行っている小規模組織における「FAX注文の受注業務フロー」だ。商品カタログや商品パンフレットを見た一般消費者からの「FAX 注文」によって業務プロセスが始まる。

お客さんからの注文FAXを「インターネットFAX」で受信する所は、実に素晴らしい。受信FAXはインターネットFAX側でPDF化され、メールに添付されてワークフロー・システム側に飛ばされる。ワークフロー・システム側は、そのメール受信をトリガーにしてプロセスを起動すると言う仕組みだ。
また、一部の処理が完全に自動化されている点も見逃せない。つまり「入金方法の御案内」と言うドキュメント(メール／郵送)や、「商品到着予定の御案内」(メール／郵送)と言うメール文がワークフロー・システム内で自動生成される設定になっている。

[FAX注文の対応ワークフロー]

ここまで来ると「FAX受注管理システム」と言った方が良いかも知れない。ちなみに5人以下のチームで対処しているなら Questetra 無料版を使って、完全に無料で「FAX受注管理システム」を運用することができる。

ところで最近「インターネットFAX」は盛り上がりを見せている様だ。国内最大手の NTT もクラウドサービスを開始するニュースが流れている。
FAX 受信を、クラウド化すると、外出先からでも確認できる様になる。これは本当に便利だ。ウチ（クエステトラ社）でも eFAX と Questetra BPM Suite を連携させているが、デジタルデータのまま回覧すべき人に届けられる様になる。スマホユーザにとっては非常に便利だ。

ちなみに、税法上や会社法上の「注文書の保管義務」については、国によって制度が違うだけでなく、業態や注文量によっても対応方法が変わる。「証跡」としてのデジタルファイルについては、専門家に確認する必要があるだろう。

[FAX注文の対応ワークフロー：「1.注文FAX画像のテキスト化」画面]