ワークフローサンプル: クラウド型ワークフロー内で、請求書 PDF を自動発行する

『請求書データ』を、クラウドで一元管理しよう！
『請求書PDF』を、自動生成させよう！

日本では、この4月から『消費税』（地方消費税含む）が「5%」から「8%」になる。近い将来に「10%」になることも決まっている。請求書に記載内容にミスが発生する可能性は、ますます高まる。

何より大切な事は「いつ／どんな請求書を発行したのか？」を素早く検索できる体制にしておく事だ。

以下のワークフローでは、単純な承認ワークフローに『PDF帳票の自動生成工程』が組み込まれている。請求書を発行する立場の人が Web 画面に必要データを入力し、上司が承認すれば、請求書 PDF が自動生成されるのだ。（『請求書PDFジェネレータ』と言ったところか？）

このシステムを使えば、全ての請求書データと請求書PDFを一元的に記録できるようになる。つまるところ、「請求額」「顧客名」「発行時期」と言った任意のデータ項目で『発行済み請求書』を検索／集計できるようになるのだ。

[請求書PDF作成フロー]

[請求書PDF作成フロー：「3.印刷＆郵送完了」画面]

[データ項目一覧画面]

下流の処理には「上司レビュー」だけでなく「印刷して郵送」や「添付メールで顧客に送信」などが想定されている。この定義の場合は（フロー図を良く見れば分かるが）、上司レビューを省略する事も可能だ。自動生成後の処理フロー手順は、各社の事情に合わせてカスタマイズするべきだろう。

「PDF帳票自動生成」については、長々と文章で説明しても伝わらないとオモウ。（オープンな環境なので消されてしまうかもしれないが）、「オンラインデモ」にもアップロードしておくので『体験』してみてほしい。 ⇒ 『SaaS無料版』をご利用中の方は、是非自分の Questetra 環境にインポートして試せばよい。

※ あっ…「自分宛てにメール送信」をすると「記録」に残ってしまうので御注意を！
ちなみに、上司の担当工程である『2.承認』では「承認するしか無い」様にも見えるが、上司は『コントロール権限』を持ち、承認したくない場合『強制終了』させる事を前提にしている様だ。承認されなかったケースでは、社内SNS機能で伝達するか、自席に呼びつけて指導するなどして再申請と言う流れになる。（← 「誤った申請データ」を紐づけるべきか否か？…は、意外と奥深い話）

＜画像：請求書PDFの例＞