見積書作成ワークフローの完全自動化

見積書は、(1+)早くて、(2+)上手くて、(3+)安いのがイイ (♪)

(1+)早くて、(2+)見やすくても、(3-)「高い見積書」は、イラナイ。
(1+)早くて、(3+)安くても、(2-)「見づらい見積書」は、イラナイ。

しかし何と言っても、(1-)『遅い見積書』は、もっとイラナイ。「クイック・レスポンス」はビジネスの基本である。


以下のワークフローは、メールで受けた見積依頼に素早く対応する「見積書承認発行フロー」だ。

昨日(2012年8月21日)、発表されたクラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」 の Ver 9.0 新機能を、ふんだんに使っている。

[見積書承認発行フロー]

このワークフローでは、見積内容が上司に承認されたら、その内容に従って自動的にPDF見積書が生成される。上司承認後にエクセルを開いてPDFを作り直す必要もない。メール添付による即時送信も可能だ。

「ん？？　もし『定価』で提出する見積書なら『承認』は要らないぞ」

おっしゃる通りだ。『人間判断』が入らないなら、ワークフローを完全に「自動化」しても良い。
その解は、Questetra の『オンライン見積』で体験して頂きたい。Webフォームに必要事項を入力すれば、PDF見積書が数分後にメールで届く。（是非やってみて欲しい）
「Questetra BPM Suite」の内部では、自動的にPDF見積書が作成され、生成されたPDFをメール添付して自動送信する仕組みになっている。「人間タスクが存在しないワークフロー」は、業務プロセス管理活動（BPM活動※）の醍醐味と言える。

※ Business Process Management

[見積書承認発行フロー：「2.見積内容を記入」画面]

＜類似プロセス＞

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• 業務テンプレート: 見積書承認発行フロー