ワークフローサンプル: 郵送業務の省力化、その為のバックエンド

「Backend としての BPMS を強化する！」（Business Process Management System）

ナニコレ？じゅもん？？しかしコレ… IT 業界人の間では「珍しくない表現」らしい。要は、（沢山のコンピュータで構成される） IT システムを構成するコンピュータについて、

人間に遠い側のコンピュータを「Backend」、
人間に近い側のコンピュータを「Frontend」

と呼んでいるだけのようだ。（マーケティングの世界で「バックエンド」と言えば「本命商品」のコトだが…）

具体的に言えば、ユーザ管理、データベース管理、ファイル管理、などを担当する仕組み（コンピュータ）が Backend と呼ばれ、パソコンアプリやスマホアプリが Frontend と呼ばれている。最近では「Backend as a Service」や「mobile Backend as a Service」なる言葉もあって、より利便性の高い「フロント開発」に注力するのがトレンドになっている。

しかし、、、

情報通信が進化した時代、「ヒト」だって常にネットワーク上に居る。バックエンドと言う仕組み、、、何もコンピュータだけで構成される必要は無い。業務プロセス管理（BPMS）は、ヒトを含むバックエンド・システムだ。（「（クラウド）コンピューティング」とは言えなくなるが…）

例えば「請求書発行システム」にヒトが介在していても良い。いや、むしろヒトが介在した方が成果物品質は向上するような気がする。。。そこで、ここでは「郵便物の送付依頼システム」と言うバックエンドについて考えてみた。このワークフローにおいては、送付状こそ自動生成されるが、封入や投函はヒトによって行われる。

ん？、、、更にこれに API を追加すれば、より自動化された「バックエンド・システム」になるような。。。

[郵便物郵送システム]

[郵便物郵送システム：「1.送付先情報＋送付物の入力」画面]

そもそも「書類郵送」なんて慣れてない人からすれば面倒この上ない。まずは送付状を作成するために『送付状雛形書き方』あたりで Google さんとニラメッコする所から始まる。なんとも不毛な時間だ。もしこの「バックエンド」を利用すれば、郵送事務になれていない社員でも、ミスなく、失礼なく郵送する事ができるだろう。

また、

見積書、請求書は「3つ折りの通常郵便」でよい。
カタログ、パンフレットは「レターパックライト」でよい。
契約書は「書留郵便/レターパックプラス」にしなければならない。

と言った業務マニュアルも、封入担当者だけが知っていれば良いことになる。業務マニュアルを書いたり、全社に周知啓蒙したりする必要もなくなる。更に言えば、

郵送の内容が全て記録される
作業の現在進捗が可視化される

と言ったメリットもある。

なお、この「バックエンド」システムに API を追加するには、以下の様な「自動開始イベント」を追加すればイイだけだ。これで、他のワークフローからも呼び出せて、また自社作のスマホアプリ等からも呼び出せる様になる。

[郵便物郵送システム２]

更に、メール開始用の API も追加すれば、郵送依頼のドラフトを立ち上げておくことも可能だ。複合機からメール添付で届いたスキャンファイルを、そのまま郵送依頼に流す業務など、利用シーンを広げられるかも知れない。

[郵便物郵送システム３]

※ ちなみに、「Frontend / Backend」に似た言葉に「Front-Office / Back-Office」がある。これはセールスや店舗などの販売最前線の部門と、それを支える経理や総務などの部門を言う。「ITシステムの構成」と「組織の部門構成」を混同して使うと混乱するので注意が必要だ。

＜データ項目一覧画面＞