ワークフローサンプル: 第594話：イベント参加者アンケートに回答期限を設定

前回は、「少人数セミナー」といったイベント受付を行うためのワークフローに、イベント開催後にアンケートを行うための仕組みを追加しました。参加者にアンケート回答してもらい、イベントの感想やフィードバックをもらうことで、次のイベントをより良いものに変えていくヒントになります。

ただ、前回のワークフローでは「アンケート回答されるまで待ち続ける」必要がありました。全ての参加者がすぐにアンケートに回答してくれたら、業務もスムーズに進みますが、残念ながらそういう訳にもいきません。（自分も含めて）アンケートに回答しないときもありますよね。。。

ということで、今回は、「アンケート回答に期限を設ける」ようにワークフローを改良します。期限を過ぎても回答がない場合、案件は自動的に終了するようになっています。

[イベント受付フロー-アンケート（期限セット）]

アンケート依頼を行なった後、7日後に回答が締め切られるようになっています。フォーム待ち受け（「受信タスク（フォーム）」）工程にて、直接締め切りを設定できると良いのですが、そのような設定はできないため、少し工夫が必要です。
アンケート依頼を行う際、フローを分岐して、一方のフロー途中に「タイマー中間イベント」を配置しています。7日後にトークンが進み、アンケート回答済みであれば「終了イベント」に、アンケート未回答であれば「全終了イベント」に流れます。「全終了イベント」に進んだ場合、案件は自動終了され、回答待ち受けのフォームも無効となります。
回答待ち受けフォームの URL は、推測されにくい文字列により構成されていますが、表示内容や業務内容によっては、公開されたままになっているのは望ましくない場合もありますし、無期限だと攻撃されてしまうリスクも高まります。そういった点でも、期限を設定して、自動的に終了されるようにしておくのが良いですね。

[データ項目一覧画面]