ワークフローサンプル: 処理手順が明確に規定できない業務もワークフロー化できる!

「【アドホックなプロセス】は設計困難である」
（↑…ていうかコレ、言っている事が理解困難である）

【アドホック】（ad hoc）とは、平たく言えば「担当者や処理手順が決まってない」と言う事だ。業務プロセスの世界で言えば、処理が３つ存在する事が分かっているものの、〔処理A〕→〔処理B〕→〔処理C〕と処理されるケースもあれば、〔処理C〕が処理されてから〔処理A〕と〔処理B〕が同時に処理されるケースもある、と言う業務だ。【アドホック】のもともとの意味は「反復的でない」とか「恒久的でない」とかと言う意味だ。

少しヤヤコシイ話になるが、、、
そもそも「業務プロセス図の表記法」としての BPMN に『反復可能で事前定義された業務フロー』を、しっかり定義すると言う使命がある。
しかし一方で「業務システム」としての BPMS (BPMシステム) は、（反復可能だろうが無かろうが）あらゆる業務進捗を管理したい。つまるところ BPMS にとって『事前定義できそうにない業務フロー』をどの様に扱うべきか、は非常に悩ましいのだ。

Questetra では、この様なアドホックな処理は「寄ってタカって処理」できるように工夫されている。すなわち、「複数のタスクを１タスクとしてまとめ、その１タスクをみんなで処理しよう」と言う発想だ。具体的には、以下の3つ機能によって協調的な作業を提供する事によって解決しようとしている。実はコレ、IT調査会社や学会からは非常に注目されるポイントだったりする。

複数人が同時に議論できる『チームタスク』（※チームスイムレーン上のタスク）
掲示板型データ（※関係者がタイムスタンプ付コメントを追記し続けられる特殊なテキスト型）
社内SNS （※案件IDをタグ付けした投稿は全て案件に紐付く）

[投資判断フロー]

[投資判断フロー：「2.調査・議論・報告書」画面]

このワークフローにおいて、『投資委員会』は5人で構成される「チーム」だ。
誰かが「調査」し、誰かが「議事進行」し、誰かが「報告書をまとめる」のだが、それぞれの担当が決まっているワケでは無い。それでも投資案件の起案があれば、5人で結論を出す使命がある。（実態としては、投資案件の種類によって、およそ誰が報告書をまとめるか決まるのだが明確な規定はない）
要するに、調査する、必要に応じて会議を開く、議事録をまとめる、報告書を作成する、などの「作業」がアドホックに処理される業務プロセスだ。

〔2.調査・議論・報告書〕タスクは5人全員の『マイタスク』に表示され[1]、いつでも『掲示板型データ』に作業進捗を追記する事ができる[2]。場合によっては5人以外に調査をさせたり議論に参加させたりする必要があるが、その際には『社内SNS』に案件ID（プロセスID）を付し、当該職員にコメントを求める[3]。
Questetra BPM Suite ではこの様な形で、全ての処理が記録される仕組みになっている訳だ。

ちなみに、、、（かなりオタクな話になるが）、この手の話は「ケースファイルの管理」と言うテーマでも議論される。発生頻度がさほど多くないのであれば「ケースマネージメント」は、社内SNSなどのコラボレーションツールでカバーするのが賢明な選択だと言えよう。

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