ワークフローサンプル: 「滞留マップ」で日報ワークフローを加速させよ

調達部門や営業部門に付き物の「日報」。
成果や感想をまとめ、毎日マネージャに提出する仕組みだ。業種業態によっては、非常に有効な情報共有手法だ。提出する側も、コメントを書く側も、毎日のサイクルの中で処理できるのが都合良い。

しかし、一方でこの「日報」、、、マネージャ以外に参照される事は少ない。せっかくの生きた情報なのに、、、せっかくの履歴なのに、、、、何ともモッタイナイ話だ。

以下の報告フロー例『面談報告業務』では、その報告頻度が、「日次」ではなく「都度」を想定している。つまり報告書のタイトルは、『X年Y月Z日佐藤一郎』ではなく『京都株式会社 X年Y月Z日往訪』となる。

こうしておくと、「取引先名」で検索した際に参照しやすい。ワークフローシステム全体を「取引先名」で検索すれば、『面談報告業務』に格納された履歴情報だけでなく、『発注業務』や『見積提出業務』などの履歴情報も、併せて一覧できるだろう。
例えば、経理担当者が外部からの請求書に疑念を持った際には、過去のコンタクト履歴を素早く参照する事が出来るようになる。例えば、経営者が初期コンタクトから見積業務・成約処理・請求業務と言った時系列の情報を得ることが出来るようになる。社内の情報が一気に整理される。

[面談報告フロー]

[面談報告フロー：「1.面談報告の投稿」画面]

ここで注意したいのは、「素早く処理すること」だ。
「面談報告」は簡素な方が良い。３分・５分で完成できる分量でないと続かない。マネージャも「コメント」を長く書く必要はない。むしろ24時間以内の処理に主眼を置きたいものだ。もし、部下の報告を数日放置している様なマネージャが居るようでは、組織全体の雰囲気やモチベーションにも影響しかねない。

処理を加速させる上で有効なツールは、【進捗状況】の可視化ツールだ。

IT業界的には「HEATマップ」（滞留マップ）と呼んでいる。要するに、温度分布を表したサーモグラフィーに似たグラフィカルツールだ。滞留ポイントを業務フロー図上に可視化し、滞留ポイントをクリックすれば実際に滞留している案件一覧を抽出できる。Questetra では『ステータスモニタリング』と呼んでいる。

＜ステータスモニタリングの画面＞