ワークフローサンプル: 継続的な改善のために「提案」を強制する時もある

業務プロセス管理（BPM）の目的は、「継続的な業務改善」だ。

確かに、一度「業務プロセス定義」を作成すれば、業務データは効率よく受け渡しされるようになり、業務標準化の名のもとノイズの少ない業務データが蓄積されていくだろう。つまり大きく改善された気になる。しかし一方で、もしそのままその「業務プロセス定義」を使い続けたとすれば、やがて業務の進め方は陳腐化し市場環境の変化に対応できなくなるだろう。

言うまでも無い話だが、継続的な改善を実現するためには、「業務プロセス定義」の改良案が社内から自然と湧き上がり続けることが望ましい。すなわち、

【業務の流れ】をXXXの様に変えてはどうか？
【入力画面の文言】をXXXの様に変えてはどうか？

といった改善案が各社員の自由意思によって継続的に発信されるべきだ。前回記事『業務プロセスを改善するための業務プロセス!?』では、全社員がいつでも提案できる環境について考察した。

ただ、現実的に継続的に課題を指摘し続ける事はムツカシイ。そこで今回は前回サンプルをさらに拡張し、なかば強制的に改良案を提出させる仕組みについて考察する。

[カイゼン提案フロー（強制割当対応）]

前回のサンプルは、社員自身がいつでも自発的に、そして任意の業務プロセス定義について、その改善案をエントリできる仕組みだった。

今回のサンプルで追加された工程『1'.改善エントリ』では、「案件名」「業務プロセスの責任者」「業務プロセスの名称」「既存の定義ID」あたりがが既にセットされた状態で、マイタスクに並んでいるのだ。しかも、改善案のエントリ期限までセットされている。平たく言えば、上司がメンバに対して「締切日までに改善案を考えよ！」と言う事もできる仕組みが追加された格好になる。

ちなみに、20-30人に対して強制的に割り当てるという操作はメンドウだ。今回のサンプルには、業務ローカルな API が用意されている(※)ので、Microsoft Excel や Google SpreadSheet からの一括起動スクリプトも利用できる。この方法はある程度のプログラミング知識が必要になるものの、非常に利便性が高い。メンバリテラシや組織ポリシーが許せば是非試してもらいたい。（※ メッセージ開始イベント(HTTP)）

[カイゼン提案フロー（強制割当対応）：「1'.改善エントリ」画面]