ワークフローサンプル: 業務改善のための「業務分析」、まず最初にすべきコト

ちょっとした「仕事」を誰かに依頼する、、、日常的に良くアル！

多くの場合、『Email』と言う「魔法のツール」で解決される。すなわち仕事の依頼元であるAさんが依頼先であるBさんに対して

ワタシの在職証明書を発行して下さい
競合製品XXXの調査をお願いします

と言った内容のメールをしたためるのだ。しかしこの Email と言うツール、「魔法のツール」であると同時に「タスクの墓場」でもある。。。

ここでは、

「業務プロセス」と呼ぶにはタメラワレルような『発生頻度』が低い業務
「業務プロセス」と呼ぶにはタメラワレルような『工程』が短い業務

から見直す事を考えたい。その後には、発生頻度が高い業務プロセスや、工程が長い業務プロセスをも改善できるようになるだろう。

[汎用依頼ワークフロー]

[汎用依頼ワークフロー：「1.依頼内容を入力」画面]

＜メール設定画面＞

この業務プロセス図は、2者間の『作業依頼プロセス』を表現している。極めてシンプルだ。
要するに、Aさんは『1.依頼内容を入力』の中でBさんを指名する。Bさんは『2.依頼に応える』の中で成果物を登録する仕組みになっている。

「メールと同じぢゃないか！」

確かに『流れ』としては、メールと何も変わらない。しかし『現在ステータスが誰の目にも明らかになる』と言う点で大きく異なる
更に言えば、会社の業務として記録に残り、成果物を多角的に集計出来るようになり、未処理作業を抱え込んでいる事が他者にバレるようになる。たとえば上司は、部下が今月１か月にどんな仕事を処理したのかを一覧できようになる訳だ。（データ閲覧権限が必要）

この手の「汎用的な作業依頼ワークフロー」は、業務プロセス管理（BPM）を体験しようと考えている人にとって、とても良い教材だ。すなわち『スグに試せる業務プロセス定義』と言える。

ちなみに、実際に試せば実感してもらえると思うが、この「汎用的な作業依頼ワークフロー」は、実は、、、ずっと使い続けることができる『実用的な業務プロセス』でもある。ダマサレタと思って、是非ぜひ、試してみて欲しい。
なお、この業務プロセス例は、、、「たらい回し」できる機能を付けている点が秀逸だ。Bさんは、「作業担当者」を切り替えて、B2さん(?!)を召還する事ができる。（そのような場合には、コミュニケーション機能が欲しい。Questetra なら『社内SNS』を標準装備している。「業務データ」を参照した社内コミュニケーションが可能になる。）

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