ワークフローサンプル: メールボックスは「依頼仕事」の墓場だ

誰かに作業を依頼する。多くの場合「口頭」や「メール」など、１対１のコミュニケーションで仕事依頼内容を伝える。しかし現実問題、「依頼された側」も、そして「依頼した側」も、翌日にはその依頼内容をキレイさっぱり忘れる。メールボックスなんて作業依頼の『墓場』だ。

特にワークフローを運用していると『マイタスクの一覧』を消していく事に没頭する。『マイタスクの一覧』にない「口頭依頼」なんて、学園祭に来る芸人みたいなものだ。（確実に忘れ去られる存在、と言う事）

さて、、、ここでは、、、シンプルな「依頼作業」もワークフローに流す事を考える。
当然ながら基本的な業務の流れは実に簡単だ。すなわち「1.作業を依頼する」、そして「2.作業を完了させる」、最後に「3.作業完了を確認する」の３ステップで構成される。

[汎用作業依頼プロセス]

なお、タスク「2.作業を完了させる(差戻/他者に割当)」では、「依頼作業の終了報告を行う」以外にもイロイロな選択が可能だ。

a.依頼作業の終了報告を行う
b.依頼者に依頼内容を正確に書くように差戻す
c.自分が処理できないが処理できる人を知っている場合等に、その仕事を丸投げする

ところで、
過去にも何度か紹介してきたが、この『汎用作業依頼プロセス』は意外と奥が深い。
導入直後に、日常のコマゴマとした作業依頼が可視化され、依頼した側も、依頼された側も、作業依頼の事実を、【個々人のレベルで】ハッキリ認識し続けられると言う効果が現れる。しかも、作業締切も他のタスクと同じように「マイタスク」に一覧表示されるので、タスクの処理優先順位を意識しながら業務に邁進できる。
ただ、それだけではない。しばらく運用してから全体の依頼ログを見ると【社内全体で】どの様な作業依頼が行われているか、を分析できるようになるのだ。すなわち発生頻度の多い作業依頼はワークフロー化すべきかも知れない。また連鎖的に依頼が続くようであれば、それらをつなげてワークフロー化できるかもしれないのだ。

ちなみに、、、
このワークフロー、、、自分がやろうと思っている事を自分自身に作業を依頼する、と言う使い方もアリだ。そうする事で、「自分がやろうと思っている事」を「他のワークフローのタスク」と同列に一覧できるようになる。

[汎用作業依頼プロセス : 「2.作業を完了させる(差戻/他者に割当)」画面]