ワークフローサンプル: 赤ちゃんが産まれたら、どんな手続きが必要？

社員に新しい家族が増える。そう、『命の誕生』は無条件に喜ばしい。しかし反面、会社や役所への様々な手続きも待っている。社員にしてみれば、多くても一生に２・３度しかない手続きだけに「面倒」と言うより「不安」だ。

この『慶事』にともなう面倒で不安な手続きは、会社としてバックアップしたいものだ。日本の場合、社会保険関連の手続は会社を通じて行う仕組み上、社員からの「出産連絡」が必ず入る。それをトリガーに、会社として「役所手続を含めたトータルな手続き支援」を開始するのはどうか？

[出産手続フロー]

もともと、会社としては、「健康保険被扶養者（異動）届」を社会保険事務所等に提出し、後日郵送されてくる「健康保険証（被保険者証）」を本人に手渡しさえすれば良い。つまり、とりあえずは『3.健康保険被扶養者(異動)届を社会保険事務所に提出する』と言うタスクを処理しさえすればよいのだが、このワークフロー定義では、あえて『3x.お祝いの品(5000円)を考えて送る』や『3y.役所手続の案内メールを送る』と言うタスクも自動的に発生するようにしている。この3つの仕事(タスク)は、総務部の誰かが3つとも引き受けても良いし、総務部内で手分けして処理しても良い。

なお、このワークフローの特筆すべきポイントとして、『0.出生申請を促す』と言うタスクが定義されている。すなわち社員に子供が生まれた事を知った総務部が主導的に『1.出生情報を申請する』の入力を促す仕組みだ。

また、

『3.健康保険被扶養者(異動)届を社会保険事務所に提出する』
『3x.お祝いの品(5000円)を考えて送る』
『3y.役所手続の案内メールを送る』

などの総務部署の処理画面に、「簡単なマニュアル」や「社会保険事務所サイト等のヒントとなるURL」を記載しておくと、迅速で標準化された対応につながるだろう。

ちなみに、（やや余談になるが）、タスク『3y.役所手続の案内メールを送る』に関して、具体的に日本の京都市の例で言えば、大まかに次の4つの手続きが必要だ。