ワークフローサンプル: 第463話：物品購入依頼を回す（基本業務パック）

2016年版の「基本業務パック」を考える。

今回はシリーズ第２弾、シンプルな「物品購入依頼」を紹介する。

この調達フローは、「買うべき／買ってほしい」と思ったモノを、気楽に申請できるワークフローだ。
つまり「コピー用紙」「飲料水」「洗剤」といった消耗品から、「机」「掃除機」「パソコン」といった備品まで、、、社員であれば何でも申請できる。ただし、実際に購入されるか否かについては調達部門に委ねられる。特に、必要性や緊急性が判断しづらいものについては、「購入判断保留中」のステータスが長く続くことになる。

なお「10万円を超える申請」については、「事前に『稟議フロー』にて決裁承認されていること」が購買条件となる。

[物品購入依頼]

[物品購入依頼：「1.購買希望の申請」画面]

それぞれの申請は「却下」されたり「留保」されたり、様々な末路をたどる。また、現実には配送料の都合などから「とりまとめ」となるケースもある。いずれにせよ、全ての申請がどのようなステータスを経て、どのような結果になったのかが、すべて記録される。

蓄積された記録をエクスポートし、年度末や四半期単位に振り返り分析してみるのも良い。

会社全体や部署全体で、どの位の調達が行われているか？
時期による調達変動はどの程度あるか？

さまざまな傾向が読み取れるだろう。

なお、クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』でこの業務フローを体験するのであれば、実際に「1.購買希望の申請」を行う前に、４・５人分のユーザアカウントを作成しておきたい。つまり、初期状態では一人のユーザが登録されているだけなので、「社員」「総務リーダ」「総務」「経理」の役割分担を実体験できない。

▼［入力ヒント］の設定サンプル（HTML/JavaScript）

例： p1234 （「概算総額」が10万円を超える場合は、『稟議フロー』で決裁承認されている必要があります）<br>
<span id="mymessage"> </span>
<script type="text/javascript">
jQuery('input[name="data\\[3\\].input"]').on('keypress keyup change',function(){ 
//データ項目番号「3」のTextフォーム値に変化があれば、
//keypress で半角英数の入力を検知し、keyup で delete キーと backspace キーの入力を検知
//change でフォーカス外れを検知

var thisValue = jQuery(this).val();
var thisNumber = parseInt( thisValue.split(',').join('').trim(), 10 ); 

if( thisNumber > 100000 ){
  jQuery( '#mymessage' ).html("<span style='color:#0000FF;'>10万円を超えているため稟議IDが必要です</span>");
  jQuery('input[name="data\\[7\\].input"]').parent().parent().css("background-color","#FFC0CB");
} else {
  jQuery( '#mymessage' ).html(" ");
  jQuery('input[name="data\\[7\\].input"]').parent().parent().css("background-color","");
} 
});
</script>

＜データ項目一覧画面＞