独りで始める「お悩み相談室」のワークフロー？

「≪一人で完結する業務プロセス≫もタスク種に分割して管理したい」なんて言う人は極めてまれだ。そんなのメーラの「スターマーク(★印)」で代用すればよい。
あえて言えば、スターマーク(★印)の on/off だけでは管理しきれない「３ステップや４ステップから構成される業務プロセス」であれば、まぁ、ワークフローシステムで管理しても良いとは思う…。今回紹介する事例は「お悩み相談室」を一人で運営している方の業務プロセス。

最初に入力されるデータは『氏名・メールアドレス(必須)・電話番号・質問文』で、最終的に『回答文』がメール送信される。気になる案件はメール送信後、電話などでフォローする。実際は、Webフォームから入力された情報を見て、スグに回答して終了するケース（「1.問合内容確認(回答文を書く)」→「通常終了」）もあれば、一旦、優先度や締切日を設定し後日回答するケース（「1.問合内容確認」→「2.回答文入力」→「3.フォロー」→「フォロー終了」）もある。

こうする事で、
・午前中は主に「1.問合内容確認」に時間を使い、
・午後からは主に「2.回答文入力」、
・夕方は主に「3.フォロー」
と言った形でタスクを処理する事が出来る。すなわち、一つの問い合わせに掛りっきりにならなくてすむわけだ。ちなみに、ワークフローシステムの統計機能で、回答時間や回答数の計測が出来るのはアリガタイ。

ところで「≪一人完結業務≫もワークフローシステムのタスクリスト（Worklist）に掲示しておきたい」と言うニーズは実は意外とある。特に、常に締切時刻欄とニラメッコしながら業務をしている方にとっては便利。

• 問い合わせ対応-ひとり対応-複数ステップ
• ひとり完結業務-タスク管理