役員からもセールスからも、請求書発行状況を超可視化

毎月の請求書発行。
抜け漏れなく請求書を発行したい経理チーム…。
そして、請求書の発行状況を確認したいセールスチーム。そう…『可視化』が必要だ。

請求書発行のワークフロー定義は過去にも何度か例示しているが、今回は「一枚の注文書で、請求書が複数回発行されるケース」を想定したい。

＜過去の請求書発行関連サンプル＞

• 請求書発行フローの開始を自動化したワークフロー
• 請求書発行フローは、部署横断に助け合うべきワークフロー

＜各タスク名＞
1.請求データ入力、2.請求データ確認、3-1.当月請求書内容チェック、4-1.請求書発送、5-1.入金確認

[請求書発行-注文書毎発行：「3-1.当月請求書内容チェック」画面]

ワークフロー定義としては、シンプルで分かりやすい。6か月分の注文を受けた場合に、6か月間にわたる毎月の請求書発行と入金確認をキッチリ管理できる。1か月でも、3か月でも対応できる。タスク『3.当月請求書内容チェック』で、各月の請求金額を変更する事も容易だ。（タスク『請求書発送』が完了したタイミングで、担当セールスに自動的にメール通知する設定も良いだろう）
ただ、例えば「6か月以上の自動継続」が多いような組織では、このワークフロー定義では運用しづらい。

以下のワークフロー定義は、『注文書』の枚数にプロセス数をあわせるのではなく、『請求書』の発行枚数にプロセス数をあわせる考え方だ。具体的には、請求書発行を行ったタイミングで、次月分の請求書発行プロセスを新規に立ち上げる。もちろん注文情報を引き継ぐところが重要だ。請求書宛先の担当者名が変更された場合などにも、柔軟に対応できる。

＜各タスク名＞
1.請求書発送日確定（月中）、2.請求データ確認、3.請求内容確認（発送７日前）、4.請求書発送、5.入金確認

• 請求書発行-注文書毎発行
• 請求書発行-注文情報引継