議事録作成は、アジェンダ作成と同じワークフローか？

会議効率を高めるには、３つの鉄則がある。すなわち、「1.議長の決定」、「2.議題一覧の事前送付」、「3.会議時間の明確化」だ。さらに議題一覧に『結論案』が併記されていれば、議事推進も、議事録作成も、非常にスピーディに進む。（５分で終わるかもしれない）

これまでに『議事録の内容チェック回覧も、ワークフローで！』や『議事録をレビューすべき人、最終確定させるべき人』で『議事録作成ワークフロー』を紹介したが、実は 『議題一覧(アジェンダ)の事前送付フロー』を洗練させる方が、より抜本的改革になると言える。複数企業のメンバが参加するような会議であれば、その効率よい運営を目指したい。

会議参加者にとって「きっちりと準備された会議」への参加は実に気持ちイイ。出来れば毎回「レビュー済みのアジェンダ」を事前に送信したいものだ。もっとも、残念ながら十分な準備ができない事もある。以下の業務フロー定義（テンプレート）は、途中の『5.議事録作成』からでもワークフローを開始させることが可能だ。（取締役会、執行役会、製品開発会議、販売戦略会議など）

• 議事録作成-アジェンダ事前送付
• 議事録作成-アジェンダ未送付対応