法務チェックが不要な書類もある

押印申請フローを全ての押印に適用すると体験できるが、実は法務チェックが必要な「サインや押印」はごく一部だ。例えば、取引額だけが焦点の契約書、役所に提出する書類などは『法務タスク』を飛ばして決裁スピードを早めたい。

• 『合意文書の作成過程くらいオンライン化しよう』
• 『契約書は印刷製本してから社長が決裁？』

を拡張し、法務チェックが不要なフローを追加した。

＜各タスク名＞
1.合意文書草案、2.草案チェック、3.指摘対応、4.法務チェック、5.印刷＆サイン取得、5b.社長承認、6.提出記録

[押印申請-法務チェック省略：「5b.社長承認」画面]

＜各プロセスデータ名＞

• 件名

▼合意文書情報▼

• ファイル型: 合意文書ファイル
• 文字型(複数2行): 合意の相手先
• 文字型(複数3行): 合意文書の概要

▼承認コントロール▼

• ユーザ型: 上司
• 選択型: 要法務チェック(必要/不要)
• 選択型: 要社長チェック(必要/不要)
• 選択型: 上司チェック(OK/NG)
• 選択型: 法務チェック(OK/NG)
• 選択型: 社長チェック(OK/NG)
• 日付型: 締結完了日
• 掲示板型: 社内通信

最短ルートは「1→2→5→6」。つまり上司と総務の手を煩わせるだけで済む。
ちなみに、これだけ「グルグル回る可能性があるワークフロー」では、誰かに『取下げる権限』を与えておくのも良い。以下の例では『上司』が簡単に取り下げる事ができる。

＜各タスク名＞
1.合意文書草案、2.草案チェック、3.指摘対応、4.法務チェック、5.印刷＆サイン取得、5b.社長承認、6.提出記録

• 押印申請-法務チェック省略
• 押印申請-取下げ権限追加