ワークフローサンプル: 第577話：作業依頼フローこそ、ワークフローの基本

「ワークフローを試すのにオススメの業務は何ですか？」

よくある質問ですが、どんな組織にもオススメできる業務が「作業依頼フロー」です。「誰かに（ちょっとした）仕事を依頼する」というとメールや電話、口頭で行うことが多いと思いますが、シンプルな依頼こそワークフローを活用したいところです。

「ワークフロー」とは文字通り、「仕事の流れ」「仕事の依頼の流れ（連鎖）」を表したものです。すなわち、組織で仕事を行う上でもっともシンプルな行為である「誰かが誰かに仕事を依頼する」ということこそ、ワークフローの基本（本質）と言えます。

クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』では、無料版にお申し込みいただくと、次の「作業依頼フロー」がプリインストールされており、すぐにお試しいただくことが可能です。

[作業依頼フロー]

「作業依頼フロー」は、過去の記事でも多く取り上げられてきたテーマで、これまでにもいくつものサンプルを紹介してきました。記事ごとに視点が異なり特徴はあるものの、ワークフローを利用して作業依頼を行うことで、次のような効果が期待できます。

依頼内容を明確にできる: 曖昧な依頼を防ぎ、成果物を明確にできる。依頼を受ける側も対応しやすい。
状況がわかる: 自分が依頼した仕事が誰のところにいって、どうなっているのかがわかる。依頼を受ける側も複数の依頼を一覧し、優先度を決めて対応できる。
記録が残る、実績がわかる: 明確に定義されていない業務でも、依頼内容・対応内容の記録が残り、後に参照しやすくなる。対応コストなどを記録しておくと集計や分析もできる。
過去の依頼を再利用できる: 1年に数回程度の稀な依頼内容も過去の記録を参照し、スムーズに行うことができる。
社内の「依頼」を可視化できる: 業務フローとして定義されていない作業を明らかにできる。誰が誰にどんな依頼を行なっているのかの依頼関係や、依頼状況が見えるようになる。
同種のものから専用の業務を設計できる: 実績を分析し、例えば、発生頻度が多い「依頼」を新しい業務フローとして設計することで、ワークフローの活用範囲が広がる。