確かに電子メールは便利なのだが「記録」として整理する事は困難だ。また現実、メーリングリストを使うケースが多いのだが、何よりメールを読む全員の時間がもったいない。それでいて、読むべき人に、読むべき内容が、適切に伝わっているとも言い難い。（営業日報など）
・A. 重要なナレッジは、いつでも誰でも参照できる記録として残す
・B. 急ぎ情報共有すべき人には通知され、情報確認事実を関係者が認識できるようにする
どんな改善活動にも言えることだが、カイゼン活動を行うなら目標設定が重要だ。もし、日々の社内情報共有フローに課題を感じているなら、これらA.B.は『最初の設定する目標』としてオススメだ。
＜各タスク名＞
1.日報作成、2.日報確認、2b. 日報差戻対応、3.日報確認
＜各プロセスデータ名＞
- 件名（text)＜日報日付 作成者名＞
- 選択型：休日フラグ（通常活動日/休日休暇等）
- 文字型：活動概要
- 掲示板型：活動詳細／通信
- 選択型：上司差戻フラグ（問題なし/差し戻す）
- 文字型：メール情報共有者、ユーザ型：情報共有タスク割当
- 文字型：情報共有のポイント
- 選択型：情報共有者コメントのメール共有フラグ（Select:メールする/メールしない）
＜タイマー開始の設定画面＞
ワークフローシステムやBPMSを利用した営業日報は、自動的に記録として残る。そして、システムのデータ閲覧権限設定は、社内全員が参照できるようにすべきだろう。ちなみにこのワークフロー定義であれば、上司や情報共有者のコメントも、記録として残る。加えて、営業担当者に対しては即時にフィードバックされる。
膨大な数の報告メールを「読まずに既読」にする関係者たちの手間が省けるだけでも大きな改善と言えるだろう。
＜メール配信の設定画面＞
＜メール配信の設定画面2＞
＜類似プロセス＞
- 往訪直後に「１件ずつ」の往訪報告フロー (2011-02-15)
- 「次に来た時にはアレしてね」と予約できる日報フロー (2010-11-14)
- 日報の報告漏れをなくしたい！ (2010-10-26)
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