Webフォーム入力に連携する資料請求対応ワークフロー

2011年8月15日
「≪資料請求≫の受付」は、B2Bビジネスに限らず、B2Cビジネスにおいても、有効なマーケティング手法だ。場合によっては、外部に委託するタスク(BPO)もあるだろう。いずれにせよ≪見込顧客の満足≫を得られるスピードで対応したいものだ。

Webフォームで受け付けたデータは『メッセージ開始イベント』(手紙アイコン付の細丸アイコン)にて、ワークフローに取り込まれる。

<各タスク名>
0. 例外エントリ対応、1.重複等チェック、1b. 事務質問対応、2.重要顧客対応、3.郵送処理、3b. 郵送質問対応


[資料請求対応 : 「3.郵送処理」画面]




<各プロセスデータ名>
  • 件名(text)<資料請求者組織名>
▼名刺情報▼
  • 文字型:資料請求者組織名
  • 文字型:資料請求者部署名肩書名、文字型:資料請求者名
  • 文字型:メールアドレス、文字型:電話番号
  • 文字型:郵便番号
  • 文字型:送付先住所
▼フロー制御▼
  • ユーザ型:要セールス対応、選択型:ノイズフラグ(ノイズ/通常対応)
  • 選択型:事務質問フラグ(問題なし/マーケ社員に質問)、選択型:郵送質問フラグ(問題なし/マーケ社員に質問)
▼コミュニケーション記録▼
  • 掲示板型:通信記録


この業務フロー定義では、見込顧客がWebフォームに入力した後に、販売事務が『1.重複等チェック』を行う。すなわち「重複エントリ」や「明らかな迷惑エントリ」を目視で排除する仕組みだ。よほどの大規模キャンペーンでも2~3人体制でチェックできるだろう。むしろ対応者の人数は少ない方が「ノウハウ」が共有しやすくて良いかも知れない。

ちなみに、『0.例外エントリ対応』に流れる条件分岐については、Webフォームに入力された文字列の中に「test」が入力された場合など、様々なルールが想定される。特に、事前の入力テストなどに便利だ。

なお、資料請求者に対して「資料請求を承りました。間もなく発送いたします」の旨のメールを自動的に送信したい場合には、『1.重複等チェック』の【後】に自動メール送信アイコン(メッセージ送信中間イベント)を配置すれば良い。業種によっては、より≪スピード≫を重視し、『1.重複等チェック』の【前】に配置する事も検討すべきかも知れない。

<メール設定画面>


<各タスク名>
0. 例外エントリ対応、1.重複等チェック、1b. 事務質問対応、2.重要顧客対応、3.郵送処理、3b. 郵送質問対応


<各タスク名>
0. 例外エントリ対応、1.重複等チェック、1b. 事務質問対応、2.重要顧客対応、3.郵送処理、3b. 郵送質問対応


<類似プロセス>






Webフォームの入力データをワークフローに引き渡す設定

1. [データ受信側の設定] 外部起動できるワークフローを作成する
「メッセージ開始イベント」のあるプロセスモデルを作成する。
アクティベート後に、『バージョン詳細』から「外部システム連携用のURL」を確認する。

例)
https://s.questetra.net/XXXXXXXX/System/Event/MessageStart/start?processModelInfoId=ZZ&nodeNumber=WW&key=YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY
  • (参照)マニュアルパラメータ定義方法
  • (注1)「XXXXXXXX」と「YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY」はIDとパスワードみたいなモノなので、各自で置き換え。(公開しちゃダメ)
  • (注2)「ZZ」と「WW」は利用環境によって数字が異なる。
今回は data[1] (資料請求者組織名)、data[2] (資料請求者部署名肩書名)、data[3] (資料請求者名)、data[4] (メールアドレス)、data[5] (電話番号)、data[6] (郵便番号)、data[7] (送付先住所)の7要素が入力値。

2. [データ送信側の設定] Google Docs で「フォーム」を作成する
Google Docs にログインし『新規作成>フォーム』で新規ファイルを作成する。
(サイトデザインも選べる)
  • ファイル名:「Web資料請求
  • データ項目: 「資料請求者組織名」、「資料請求者部署名肩書名」、「資料請求者名」、「メールアドレス」、「電話番号」、「郵便番号」、「送付先住所」の7つを作成

するとA列に「資料請求者組織名」、B列に「資料請求者部署名肩書名」、C列に「資料請求者名」、D列に「メールアドレス」、E列に「電話番号」、F列に「郵便番号」、G列に「送付先住所」となるスプレッドシートが出来上がる。

3. [データ送信側の設定] 「フォーム」に入力された内容が送出されるスクリプトを書く
ファイルを開いた状態から「ツール>スクリプト>スクリプトエディタ」を選択しスクリプトを作成する。
function myFunction() {
}
とある記載を、(極力何も考えず?)、以下の内容に書き変えて保存する。
(XXXXXXXX、YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY、ZZ、WWは各自で置き換えが必要です)
(日本以外の方はJSTも置き換えが必要です)
function startWorkflow(e) {
var longurl = "https://s.questetra.net/XXXXXXXX/System/Event/MessageStart/start";
var payload = "processModelInfoId=ZZ&nodeNumber=WW&key=YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY";
payload += '&data[1].input=' + encodeURIComponent(e.values[1]);
payload += '&data[2].input=' + encodeURIComponent(e.values[2]);
payload += '&data[3].input=' + encodeURIComponent(e.values[3]);
payload += '&data[4].input=' + encodeURIComponent(e.values[4]);
payload += '&data[5].input=' + encodeURIComponent(e.values[5]);
payload += '&data[6].input=' + encodeURIComponent(e.values[6]);
payload += '&data[7].input=' + encodeURIComponent(e.values[7]);
var params = {
method: 'post',
payload: payload
};
UrlFetchApp.fetch(longurl, params);
}

4. [データ送信側の設定] 「フォーム」入力時に作成したスクリプトが起動する設定にする
スクリプトエディタを開いた状態で「トリガー>Current Scripts Triggers」を選択する。
スクリプト「startWorkflow」が「From spreadsheet」「On form submit」を選ぶ。


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