Webフォーム入力に連携する資料請求対応ワークフロー

「≪資料請求≫の受付」は、B2Bビジネスに限らず、B2Cビジネスにおいても、有効なマーケティング手法だ。場合によっては、外部に委託するタスク（BPO）もあるだろう。いずれにせよ≪見込顧客の満足≫を得られるスピードで対応したいものだ。

Webフォームで受け付けたデータは『メッセージ開始イベント』（手紙アイコン付の細丸アイコン）にて、ワークフローに取り込まれる。

＜各タスク名＞
0. 例外エントリ対応、1.重複等チェック、1b. 事務質問対応、2.重要顧客対応、3.郵送処理、3b. 郵送質問対応

[資料請求対応 : 「3.郵送処理」画面]

＜各プロセスデータ名＞

• 件名(text)＜資料請求者組織名＞

▼名刺情報▼

• 文字型：資料請求者組織名
• 文字型：資料請求者部署名肩書名、文字型：資料請求者名
• 文字型：メールアドレス、文字型：電話番号
• 文字型：郵便番号
• 文字型：送付先住所

▼フロー制御▼

• ユーザ型：要セールス対応、選択型：ノイズフラグ(ノイズ/通常対応)
• 選択型：事務質問フラグ(問題なし/マーケ社員に質問)、選択型：郵送質問フラグ(問題なし/マーケ社員に質問)

▼コミュニケーション記録▼

• 掲示板型：通信記録

この業務フロー定義では、見込顧客がWebフォームに入力した後に、販売事務が『1.重複等チェック』を行う。すなわち「重複エントリ」や「明らかな迷惑エントリ」を目視で排除する仕組みだ。よほどの大規模キャンペーンでも２～３人体制でチェックできるだろう。むしろ対応者の人数は少ない方が「ノウハウ」が共有しやすくて良いかも知れない。

ちなみに、『0.例外エントリ対応』に流れる条件分岐については、Webフォームに入力された文字列の中に「test」が入力された場合など、様々なルールが想定される。特に、事前の入力テストなどに便利だ。

なお、資料請求者に対して「資料請求を承りました。間もなく発送いたします」の旨のメールを自動的に送信したい場合には、『1.重複等チェック』の【後】に自動メール送信アイコン（メッセージ送信中間イベント）を配置すれば良い。業種によっては、より≪スピード≫を重視し、『1.重複等チェック』の【前】に配置する事も検討すべきかも知れない。

＜メール設定画面＞

＜各タスク名＞
0. 例外エントリ対応、1.重複等チェック、1b. 事務質問対応、2.重要顧客対応、3.郵送処理、3b. 郵送質問対応

＜各タスク名＞
0. 例外エントリ対応、1.重複等チェック、1b. 事務質問対応、2.重要顧客対応、3.郵送処理、3b. 郵送質問対応

＜類似プロセス＞

• 資料請求引合を、誰が一番セールス実績に繋げているの？ (2010-11-27)


• Web引合の入力データを引き継ぐ往訪報告フロー (2011-02-17)

• Web資料請求


• Web資料請求-チェック後返信メール


• Web資料請求-自動返信メール

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Webフォームの入力データをワークフローに引き渡す設定

1. [データ受信側の設定] 外部起動できるワークフローを作成する
「メッセージ開始イベント」のあるプロセスモデルを作成する。
アクティベート後に、『バージョン詳細』から「外部システム連携用のURL」を確認する。

例）

https://s.questetra.net/XXXXXXXX/System/Event/MessageStart/start?processModelInfoId=ZZ&nodeNumber=WW&key=YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY

• (参照)マニュアルのパラメータ定義方法
• (注1)「XXXXXXXX」と「YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY」はIDとパスワードみたいなモノなので、各自で置き換え。（公開しちゃダメ）
• (注2)「ZZ」と「WW」は利用環境によって数字が異なる。

今回は data[1] （資料請求者組織名）、data[2] （資料請求者部署名肩書名）、data[3] （資料請求者名）、data[4] （メールアドレス）、data[5] （電話番号）、data[6] （郵便番号）、data[7] （送付先住所）の7要素が入力値。

2. [データ送信側の設定] Google Docs で「フォーム」を作成する
Google Docs にログインし『新規作成＞フォーム』で新規ファイルを作成する。
（サイトデザインも選べる）

• ファイル名：「Web資料請求」
• データ項目： 「資料請求者組織名」、「資料請求者部署名肩書名」、「資料請求者名」、「メールアドレス」、「電話番号」、「郵便番号」、「送付先住所」の７つを作成

するとＡ列に「資料請求者組織名」、Ｂ列に「資料請求者部署名肩書名」、Ｃ列に「資料請求者名」、D列に「メールアドレス」、E列に「電話番号」、F列に「郵便番号」、G列に「送付先住所」となるスプレッドシートが出来上がる。

3. [データ送信側の設定] 「フォーム」に入力された内容が送出されるスクリプトを書く
ファイルを開いた状態から「ツール＞スクリプト＞スクリプトエディタ」を選択しスクリプトを作成する。

function myFunction() {
}

とある記載を、（極力何も考えず？）、以下の内容に書き変えて保存する。
（XXXXXXXX、YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY、ZZ、WWは各自で置き換えが必要です）
（日本以外の方はJSTも置き換えが必要です）

function startWorkflow(e) {
var longurl = "https://s.questetra.net/XXXXXXXX/System/Event/MessageStart/start";
var payload = "processModelInfoId=ZZ&nodeNumber=WW&key=YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY";
payload += '&data[1].input=' + encodeURIComponent(e.values[1]);
payload += '&data[2].input=' + encodeURIComponent(e.values[2]);
payload += '&data[3].input=' + encodeURIComponent(e.values[3]);
payload += '&data[4].input=' + encodeURIComponent(e.values[4]);
payload += '&data[5].input=' + encodeURIComponent(e.values[5]);
payload += '&data[6].input=' + encodeURIComponent(e.values[6]);
payload += '&data[7].input=' + encodeURIComponent(e.values[7]);
var params = {
method: 'post',
payload: payload
};
UrlFetchApp.fetch(longurl, params);
}

4. [データ送信側の設定] 「フォーム」入力時に作成したスクリプトが起動する設定にする
スクリプトエディタを開いた状態で「トリガー＞Current Scripts Triggers」を選択する。
スクリプト「startWorkflow」が「From spreadsheet」「On form submit」を選ぶ。


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