単純依頼もワークフローで流し続けると何かが見えてくる？

ワークフローシステムを運用していると、業務フロー定義にのって仕事が次々と流れてくる。上司から、Webフォームから、タイマーで…。ホワイトワーカは優先順位を考えながら、自分の『タスクリスト』をコツコツと消化して行く。
では「流れ」が決まっていない仕事はどうすれば良いのだろうか。業務フローが決まっていない仕事が頻繁に発生する…。さりとて、メールや口頭で仕事を割り込ませるのは躊躇する…。

以下のワークフロー定義は、非常にシンプルな『汎用依頼フロー』だ。ワークフローシステムを体験してもらうためのワークフロー定義としても便利だ。１対１の関係で仕事を依頼する事ができる。具体的にはこんな感じで使えばよい。

＜依頼例＞

• 【実行依頼】Ａ書類のレビューをお願いします。
• 【実行依頼】Ｂ案件につきＣさんに回答しておいて下さい。
• 【実行検討依頼】Ｄと言うアイデアを実行すべきだと考えています。一度検討して下さい。
• 【実行検討依頼】Webサイトの表現を「ＸＸ」に修正すべきだと思います。確認して下さい。

実はこのワークフロー定義は『未整備ワークフローの発見』と言う課題において、非常に重要だ。未整備であるがゆえにメールや口頭で仕事を依頼してしまう。結果、仕事の記録が残らない。そして「見えないものは改善できない」。
『汎用的な依頼』の記録に何度も登場する仕事（依頼関係）があれば、ワークフローとして整備する事を検討した方が良い。

＜各タスク名＞
1.依頼、2.依頼対応報告、3.依頼対応確認

[汎用作業依頼 : 「3.依頼対応確認」画面]

＜各プロセスデータ名＞

• 件名(text)＜依頼タイトル＞

▼依頼内容▼

• ユーザ型: 依頼先
• 文字型: Ccアドレス
• 日付型: 完了希望日
• 文字型: 依頼詳細

▼フロー情報▼

• 掲示板型: 通信
• ファイル型: 関連ファイル

社内にどの様な依頼関係（業務フロー）が存在するのか、なかなか見えてこない。実は、業務プロセス管理活動（Business Process Management）を推進する企業における最大の障壁は「ヒアリングコスト」だ。多くの時間は、ワークフロー定義をモデリングするのではなく、経理・総務・営業・そしてまた経理・・・と、関係者に対する繰り返しヒアリングに費やされる。
※ Questetra としては、作業者自身が業務プロセスをモデリング（設計）する事を勧めているが、それも最初はムツカシイ

しかしながら、社内に発生するあらゆる依頼を『汎用依頼フロー』で流してもらえるようになると、多くの依頼関係が捕捉され、その記録を元に『依頼の連鎖』（ワークフロー）を導き出すことができるようになる。ワークフローを使い慣れている組織も、これからワークフローを導入しようと考えている組織も、是非一度試してもらいたい。

なお、依頼を受けた人が、更に違う人に依頼できる仕組み（いわゆる「たらい回し」）を想定するなら、以下のワークフロー定義が便利だ。若干分かりにくくなるが、さらに汎用的に使えるだろう。（タスク『2.依頼対応報告』が繰り返されるたびにスイムレーンの担当者が変更される）

＜各タスク名＞
1.依頼、2.依頼対応報告、3.依頼対応確認

• 汎用作業依頼
• 汎用作業依頼-担当者変更