ワークフローサンプル

携帯電話、ハンディーターミナル、複合機、センサー、各種事務機器…。
営業事務さんは「ウチは図書館ぢゃないんだ！」、と叫ぶものの「実機貸出」の状況って、営業のみんなが知りたい情報。

実機の個体数が少ないケースなら、「カレンダーの設備予約」で管理している会社も多いが、その場合、≪返却された事を確認するスベ≫がない。

展示会、学会、セミナー。
「イベント参加レポート」なんてメンドウなだけ。何かに役立っている気がしない。メーリングリストで共有しても、みんな忘れるし。

ただ…もし、過去に同じイベントに参加した人のレポートを「気軽に参照」できるのなら、イベント参加前に閲覧するだろう。「どうやって行ったのか(交通手段)」、「行く意味があったのか」など、ちょっとした情報でも有り難い。組織として簡単なメモでも良いので「イベント参加レポート」を蓄積して行く事に大きな意義がある。

マンションや車の販売店は、あの手この手の「キャンペーン企画」を考えている。
「見学会」や「試乗会」なんて良くある話。その申込を如何に効率よく受け付け、イベント当日にちゃんと来させる事ができるか？　事務作業のミスやモレをゼロに！
すなわち、メール送信先を間違える事だけは避けたい。ただ、一人ひとりの参加者に対して、キッチリとメール文章を書きたい。

いまどき「新卒採用のインターネット活用」なんて当たり前。「自己ＰＲ」や「入社したら何がしたいか？」等、お決まりの質問もWebフォーム入力だし、「資格」の欄はチェックボックス式ですよ、お父さん！・・・（誰？）

とは言っても「採用までのプロセス」は本当に多種多様。100社あれば100通り。採用人数や業種によっても全く異なる。以下は「エントリ数想定：500 人」「採用予定：20人」の採用プロセス例だが、この会社では「書類選考合格者100人のエントリーデータ」を面接前に各部門長に全て評価してもらい、そこでの高評価者がグループ面接（一次面接）で集中しない様にグループ分けを行っている。（400人に書類選考での不合格通知！）

『ファイル管理』を中心機能とするシステムにも、簡易なドキュメントワークフロー機能が付いている場合がある。気楽にレビューしてもらえるのは便利。それに慣れていると、「流れ定義」にこだわるBPMS（業務プロセス管理システム）でファイル回覧するのは、ちょっとメンドウに感じる事も。

しかし、もし既に回覧文化が組織にあるなら、汎用的な回覧プロセスを定義しておく事をオススメしたい。一週間もすれば「どの様な類のドキュメントが社内を回覧しているのか？」が見えて来る。すなわち「管理すべき業務プロセス」が見えてくるのだ。（最初は「滞留の可視化」や「所要時間の計測」と言ったムツカシイ事は意識しない）

イマドキのワークフローシステムやBPMSであれば、ループ設定や分岐設定が簡単にできるし、ファイル添付やチャットも可能だ。

『１名様に世界一周旅行をプレゼント』の抽選なら、風車型の抽選マシーンを回して、大勢の面前でワイワイ楽しい抽選会を実施する。でも『100名様にiPadをプレゼント』となれば、そうも行かない。

まずは「厳正なる抽選」である事を、誰にでも説明できる様にしておきたい。例えば「コンピュータで自動抽選」と説明したところで、やはり「転記ミスはないの？」「２～３人で密室処理してたりしない？」など、小市民は何かと質問したくなる。
出来る事なら「社内不正の発生確率が低い」あるいは「ミスや手戻りが発生しない」、そんな業務手順を考えたい。

「≪一人で完結する業務プロセス≫もタスク種に分割して管理したい」なんて言う人は極めてまれだ。そんなのメーラの「スターマーク(★印)」で代用すればよい。
あえて言えば、スターマーク(★印)の on/off だけでは管理しきれない「３ステップや４ステップから構成される業務プロセス」であれば、まぁ、ワークフローシステムで管理しても良いとは思う…。今回紹介する事例は「お悩み相談室」を一人で運営している方の業務プロセス。

最初に入力されるデータは『氏名・メールアドレス(必須)・電話番号・質問文』で、最終的に『回答文』がメール送信される。気になる案件はメール送信後、電話などでフォローする。実際は、Webフォームから入力された情報を見て、スグに回答して終了するケース（「1.問合内容確認(回答文を書く)」→「通常終了」）もあれば、一旦、優先度や締切日を設定し後日回答するケース（「1.問合内容確認」→「2.回答文入力」→「3.フォロー」→「フォロー終了」）もある。