ワークフローサンプル: 第581話：新入社員は勤怠報告でワークフローに慣れよう！

春、桜の季節、新生活の季節です。

今日から新年度、多くの会社で入社式が行われます。新入社員が配属されると、上司や先輩社員、あるいは人事担当者が会社生活のアレコレをレクチャーすることになります。その中にはきっと「勤務報告の仕方」も含まれているハズですね。

「働き方改革」や「裁量労働制」が話題となることが多い昨今、労働時間を適正に記録し、把握できるようにすることは非常に重要です（勤怠管理）。古くは紙への記入やタイムカードへの打刻にはじまり、ICカードでの打刻、専用の勤怠報告システムなどなど、様々な方法で出勤・退勤時刻の記録、報告が行われていますが、汎用なワークフローシステムを利用するのもひとつの方法です。

「出退勤報告フロー（勤怠報告フロー）」は、基本業務パックで紹介した「稟議フロー」「物品購入依頼フロー（調達購買フロー）」「立替金精算フロー」と合わせて、『ワークフローの４大アプリ』と呼ばれることもあります。クラウド型ワークフローを利用して、勤怠管理を行うことで、次のようなメリットがあります。

テレワーク／リモートワークや外出の多いスタッフも、作業場所や外出先から記録できる
毎日の処理により、新しいメンバーもワークフローの操作に慣れることができる
組織に合わせて、継続的に、使いやすく改善できる（働き方改革にもつながる）

[出退勤報告フロー]

新入社員にとって、新しい組織、新しい仕事、新しいシステム...新しいことだらけで覚えることがいっぱいです。勤怠報告、経費精算、休暇申請などなど、目的ごとに異なるシステムへのログインが必要だとしたら、とても大変です（よね？）。その点、すべてをワークフローシステム（ワークフロー基盤）で実現できたら、覚えることは最小限で済みますし、習熟のスピードも速くなるでしょう。

この「出退勤報告フロー」では、報告漏れを防いだり、入力者の操作を軽減したりするために、様々な工夫がなされています。

自動開始

「出勤報告忘れ」（打刻忘れ）の発生を最小化すべく、「出勤時刻を報告する」という『マイタスク』が毎朝自動的に割り当てられる仕組みになっています。労働者側は、毎朝届くリクエストに応じる形で出勤時刻を入力すればよいため、ヌケモレが発生しづらいようになっています。（ちなみに、何も入力せず20時間放置すれば自動的に「休暇日」とみなされるため、長期休暇などの際には特に操作する必要がありません）

初期値設定

デフォルト値（初期値）が予め入力されている点も「入力負荷」を下げるという観点で良いでしょう。つまり「出勤9:00／退勤17:00／休憩１時間」という想定通りの勤務を行った日は、数字入力の手間なく申請することができます。

入力支援

入力支援ボタンが装飾（デコレーション）されている点も注目すべきです。最近では「カレンダー入力」や「30分ごとの時刻セレクト入力」が入力支援として多用されるようになっていますが、この例では更に「よくある候補ボタン」が列挙されています。確かに『退勤時刻』として入力される値は24時間の内でも限られている訳で、労働者の時刻入力の手間を大幅に低減していると言えるでしょう。

＜オペレーティング画面：（１.を入力中の状態）＞

＜データ項目一覧画面＞