ワークフローサンプル: 第584話：「休暇申請」は事前にしっかりと！

先日紹介した「出退勤申請フロー」では、出退勤時刻の報告が行われずに締め切りを過ぎた場合、勤怠ステータスが「休暇」となる仕組みとなっていました。ということは、出退勤申請フローの処理記録、すなわち出勤簿を見れば、本人や上司、管理部門は、いつ休暇を取ったのかを確認することができるのでしょうか？

いや、ちょっと待てよ。。。出退勤申請を忘れてしまって、出勤したのに休暇になってしまっている可能性もあるのではないでしょうか？そもそも、「休暇」については、事前に申請し、上司に承認されて初めて取得できるものですね。

管理部門は、「休暇申請」と「出勤簿（出退勤申請の記録）」を突き合わせて、毎月の勤務実績を確認しています。出勤簿では休暇となっているのに、該当する申請が提出されていない場合は、、、出勤簿の修正（再申請）か休暇申請（事後申請）を依頼することになります。管理部門の余計な手間を減らすためにも、出退勤申請や休暇申請は正しく行い、月末には抜け漏れがないかを自ら確認するのが望ましいですね。

[休暇申請フロー]

「休暇申請」は休暇を取得する日よりも前に行い、上司に承認されるべきです。そうすれば、同僚に不在時の対応を依頼したりするなど仕事の調整もできます。しかし、時には、朝起きて「風邪や病気で会社に行けない」場合もあるでしょう。その点、クラウド型ワークフローであれば、布団の中からスマホで申請することも可能です。

また、この「休暇申請フロー」では、業務マニュアルを参照できるようになっています。「休暇申請」であれば、入力フォームの画面を見れば、おおよそ記入すべき内容もわかると思いますが、申請処理時に業務に関するマニュアルや規定を参照できるのは便利ですね。業務マニュアルがきちんと整備されていれば、良くある質問への回答を減らしたり、後工程での無用な手戻りを避けるといったメリットもあります。これもひとつの「業務改善」と言えます。

＜業務マニュアルの例＞