ワークフローサンプル

過去２週に引き続き、クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』にプリインストールされている「基本業務パック」の業務について紹介します。

第３弾は「立替金精算フロー」（経費申請フロー）です。
第464話：立替金精算依頼を回す（基本業務パック） (2016-01-04)

領収書をスマホ撮影した画像をメール添付して申請する業務フローです。逐次申請することで、領収書画像との対応を管理しやすくするところに主眼があります。これは「スマホ撮影の領収書画像で領収書原本を破棄できるようになる制度」を念頭においた業務プロセスとなります。

[立替金精算フロー]

先週に引き続き、クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』にプリインストールされている「基本業務パック」の業務について紹介します。

第２弾は「物品購入依頼フロー」です。
第463話：物品購入依頼を回す（基本業務パック） (2015-12-28)

消耗品から設備備品まで、社員であれば誰でも購買を依頼できる業務フローです。「購入判断保留中」や「納品待ち」などのステータス管理が自動化されているため、いつでも進捗を確認することができるようになります。

[物品購入依頼フロー]

「第577話：作業依頼フローこそ、ワークフローの基本」では、どんな組織にもオススメできる業務として「作業依頼フロー」を紹介しました。クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』にプリインストールされている業務フロー（アプリ）のひとつですが、他にも3つの業務フローがプリインストールされています。今回から３回にわたって、「基本業務パック」の業務について紹介します。

第１弾は「稟議フロー」です。

第462話：稟議書を回す（基本業務パック） (2015-12-21)

社員が稟議書を「申請」し、申請者の上司が「決裁」する、シンプルな業務フローです。外部支払金額が100万円以上の場合は、役員の「承認」にも回るような流れになっています（24時間放置で自動承認）。

[稟議フロー]

「ワークフローを試すのにオススメの業務は何ですか？」

よくある質問ですが、どんな組織にもオススメできる業務が「作業依頼フロー」です。「誰かに（ちょっとした）仕事を依頼する」というとメールや電話、口頭で行うことが多いと思いますが、シンプルな依頼こそワークフローを活用したいところです。

「ワークフロー」とは文字通り、「仕事の流れ」「仕事の依頼の流れ（連鎖）」を表したものです。すなわち、組織で仕事を行う上でもっともシンプルな行為である「誰かが誰かに仕事を依頼する」ということこそ、ワークフローの基本（本質）と言えます。

クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』では、無料版にお申し込みいただくと、次の「作業依頼フロー」がプリインストールされており、すぐにお試しいただくことが可能です。

[作業依頼フロー]

業務：アイコン作成やポスター制作など

新しい業務プロセス定義で、社内からの「依頼」を一元的に管理できるようになった。

マーケティング部でのデザイン案件、製品開発部でのデザイン案件、営業部でのデザイン案件、、、そんな依頼を「チーム」として効率よく対処できるようになった。また、デザイナ同士がお互いの制作物に興味を持つようになり、各デザイナのスキルアップにも寄与していると思う。

※参照：「第574話：プロセス改善物語（SaaSベンダー編１）」、「第575話：プロセス改善物語（SaaSベンダー編２）」

課題：納品スケジュールが守れないケースも

ただ、それでも、「納期」に間に合わなくなるケースが発生している。

たとえば、「急ぎの依頼」が入ると「通常の依頼」があおりを受けてしまうのだ。特に「新サービスのリリース」「新しいキャンペーンの準備」といった大きなプロジェクトが動きはじめると、様々な「急ぎの依頼」が発生する。結果として「締切に融通が利く通常の案件達」が納期に間に合わなくなってしまう。

外部リソースを活用するなどしてでも「制作スケジュールを守れるデザインチーム」でありたい。

[デザイン依頼対応プロセス]

業務：デザイン制作

社内から次々と「依頼」が舞い込んでくるデザインチーム。
デザイン制作の「依頼フォーム」（ワークフローの開始工程）を整備したことで、以前より安定して依頼をこなせるようになってきた。（参照：「第574話：プロセス改善物語（SaaSベンダー編１）」）
自動開始イベント（メッセージ開始イベント）も用意したので、『デザイン依頼対応プロセス』が「サブプロセス」として利用されるケースも増えてきた。つまり販売部門や製造部門の業務プロセス図（メインプロセス）に「呼び出しイベント」と「待ち受けイベント」が配置かれ、業務プロセス間の連携が API POST 通信によって自動化されるようになった。（←要は「依頼案件タイトル」や「依頼仕事の作業詳細」といったデータでプロセスが開始され、作業完了と同時に「デザイン報告テキスト」と「成果物ファイル」といったデータが戻される）
さらに「サブプロセス」を呼び出すメインプロセスのサンプルも社内提示したので、今後、様々な部門におけるデザイン業務が『デザイン依頼対応プロセス』に集約されていくハズだ。

課題：スキルアップしない

デザイナごとに「担当案件の数」や「担当総額」が可視化されるようになった。また、ベテランデザイン達が「窓口担当者」として「作業担当者」の作業進捗をコントロールするようになったので、若手デザイナが「ノーチェック納品」（誰もチェックしない納品）してしまうことも無くなった。しかし、デザインは本来、「品質」こそが命だ。この業務プロセスのままでは、社内の満足度が下がっていくような気がする。もう少し、チーム全体として実力を伸ばしていけるような業務プロセスにならないものだろうか？　せっかく「デザイン依頼対応プロセス」として独立性を高めているのだから、単に数をこなすためだけの業務プロセスではなく、スキルアップにつながる仕組みを考えたい。

[デザイン依頼]

[デザイン依頼対応プロセス（レビューあり）]

業務：デザイン業務

デザインチームの業務は多岐に及ぶ。

たとえば、「SaaS製品内のアイコン」の変更や追加といった小さな案件もあれば、「新しいSaaS機能」のインターフェース開発といった大きな案件もある。
ただ…、それ以外にも、セールスチームが書いた「導入事例記事」をWeb掲載するという案件が発生したり、さらにそれをチラシ制作するという案件が発生したりする。はたまた、マーケチームの「展示会」企画にあわせて、Webコンテンツを制作案件が発生したり、ポスター制作したり…。

つまるところ、全社から「手伝ってラブコールを受け続けるチーム」と言っても良い。

課題：受け身な案件の効率化

確かにデザインチームが愛されていることは事実だ。
しかし、直接部門である「製品開発部門」や「営業販売部門」が日ごろ主体的に動いているのと比べると、やっていることは地味と言わざるを得ない。たとえて言えば、小売店にある「ラッピングコーナー」みたいなものか？　日々、社内のアウトプットに対して「お化粧」をし続けるのだ。そして、気がつけば「受け身の姿勢」がしみついてしまう。

これがもし建築の世界であれば、、、むしろ「意匠系」が主体的に動き、エンジニア集団である「構造系」や「環境系」が受け身になるところなのに。。。と、ボヤいたところで「社内からのラブコール」が無くなる訳ではない。まずはこの「受け身仕事」を手際よくこなすことを考えたい。（経理担当だって、人事担当だって、情シス担当だって、、、「受け身仕事」を華麗にサバいているのだから…）

[デザイン依頼対応プロセス]