過去の稟議記録を一括インポートする

この際、、、『稟議フロー』を定義しなおそう！

• 上場準備に向けて社内規程も整備されたコトだし、
• 組織構造もフラットになったコトだし、、、

せっかくシンプルな業務ルールになるのだから、これまでの「業務プロセス定義」（ワークフロー）を修正するのではなく、スクラッチ（白紙）から書き直そう！！ そう思って、稟議フローの「業務プロセス定義」を書き直してみた。（心機一転、業務プロセス管理、ナウ！）

なの、、、だけど、、、あー！！ やはり、今まで稟議データ（ワークフロー・データ）を捨てる訳には行かないな。 実際、「参照」もしたいし「検索」もしたい。「四半期集計」もしたいし「部署別集計」もしたい。。。

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特に前年同月のデータを参照しやすい状態にしておく事の意味は大きいと思う。新しい「企画」や「判断」を行う上においてとても重要な参考情報になる。うーむ、新しく運用開始する『稟議ワークフロー』に、過去の業務データを流し込んでおく方法（データ移行しておく方法）は無いものか。。。

[稟議決裁フロー]

更新手続系のプロセスに「時限イベント」は有効

「保守契約の更新」って、意外と営業力が要るのよねー。

ウチは「通信機器の保守サービス」を提供してるんですけど『自動継続』にはなってなくて、毎回お客さんに『更新手続き』と『支払い』をしてもらわないとダメなんですわ。。。 きっと、生命保険とか損害保険とかの営業さんも同じなんだろうけどタイヘン。。。

で、業務マニュアル的には、まずはメールを送る訳ですよ「契約更新して下さい」と。。。 （もっとも、更に担当セールスが電話したり往訪したりしなきゃダメなんですけど）

1. 契約終了日の60日前 「契約更新のご案内」
2. 契約終了日の30日前 「更新期限が近づいています」
3. 契約終了日の7日前 「更新期限が間近です」
4. 契約終了日の7日後 「長きにわたり有り難うございました」

都合４回のメールは、メール本文やら送信日やらはワークフロー・システムが予めセットしてくれていて、、、普段は編集すること無くそのまま送るだけの作業なんですが、コレが結構送り忘れてしまうのです。

なので、もし「送信日」なって放置されてたら（多少「入れ違い」になっても構わないし）自動的に送られるようにならないかな、と妄想してました。

[契約更新のセールス活動]

未入金の発生！ 自動的にエスカレーション！

請求のシゴト？、「請求書 PDF」を印刷して『窓付き封筒』に入れるだけー！（経理の視点で言えば、だけどね。。。）

「納品内容」とか、「請求先住所」とか、そんな請求データは『受注納品プロセス』のデータがセットされてるし、、、「請求書 PDF」もワークフローの中で自動生成されるし。。。 だから経理が入力ミスする、なんて事は、もうないのデス。 いやぁホント、便利な時代になったもんデス。。。 字が汚いから「宛名書き」しなくてイイって、マジ最高ぉ！とか思ってマス。 （ちなみに、請求金額とか、請求日付とか、、、そう言うトコロはキッチリ見てますよぉー）

でも、、、

実は、そんな請求業務にも、「テク」(技!?)が必要とされる工程があったりシマス。。。 ソレは『未入金』が発生したときの報告。つまり 「入金期限の日、お客様からの入金が確認できなかった時に、如何にスマートに社内報告するか？」 何ともクダラナイように聞こえて、でも地味に難しいシゴトなのデス！

たとえば、その日の夕方、社内の担当営業さんに「XX社からの入金が確認できておりません」なんて味気ない一行メールを送ると、やっぱり何となく空気が悪くなります（経理って「コジュウト」みたいな位置付けなの？）。。。 でも、かと言って報告が遅くなると今度はエライさん達に怒られてしまいます。。。 （どちらにせよ、褒められるコトは全くナイのでアリマス）

うーん。入金期限の日が来たら自動的に、(1) 関係者に定型メールが届く、、、(2) 担当営業に督促タスクが割り当たる、、、とか、、、そんな業務プロセスに改善できないかな？？

[請求＆入金確認フロー１]

溜まるハズの「日報」が、溜まらない仕組みを作れ！

朝、自分の「マイタスク」に『11月4日の日報』というタスクが増える！

悪くナイ。

もしこの機能が無かったら、週の半分で「日報」の提出を忘れる。（…自信アル）。 ちなみに、ルールとしては「帰る時までに提出。もし忘れたとしても翌日提出、最悪でも翌々朝までに提出」ということになってる。

でも、、、

メンバ全員、それなりに機嫌よく、このワークフローで「日報」を流してるケド、、、この【自動開始】という機能、、、、少し問題やとも感じてる。

つまり、仕組みとしては月曜から金曜の毎朝に全員の「マイタスク」に自動追加されるんやけど、、、数日休むと「日報提出タスク」が無駄に溜まってしまう。。。例えば、

• 忌引き、大型連休、年末年始休暇とか、
• 育休、産休、介護休暇とか、
• （あと、変則出勤の人もオルな…）

まぁ、数日分なら１つ１つ頑張って消すんやけど、30日分とか、60日分とか。。。もし1年分なんてなると、消すに消せんのよ。。。（いや、やればデキル子なんやで…）

[日報フロー 1]

自分の申請をメールで「仮開始」しておく方法

『業務プロセス改善』（Business Process Improvement）なる言葉がある。

BPI などと略して言う人は、かなり重度の「カイゼン病」だ。しかし、常日頃から「業務プロセス」のあるべき姿（To-Be）を妄想し続ける事はスバラシイ。所詮、全ての日常業務は科学技術の進歩とともにカイゼンされるべき存在なのだ。『業務プロセス管理システム』（BPMS）なんてカイゼンを構想するためのツールにすぎない。そうだ。カイゼンなくして、成長なし！（荒、鼻息）

さて、、、各社員が「業務カイゼン案」を報告する業務プロセスは、これまでにも紹介してきた。すなわち

• 前々回のサンプル、社員自身がいつでも自発的にカイゼン案をエントリできる仕組み
• 前回のサンプル、なかば強制的にカイゼン案をエントリさせる仕組み

の2つのフローは、組織として改善アイデアを集約する上で非常に有効な仕組みと言える。

しかし、アイデアと言うものは、ふとした瞬間に舞い降りてくるもの。特に、「良いアイデア」ほど、舞い降りてくるタイミングが悪い。。。 寝床の中、トイレの中、風呂の中。。。 そして次の瞬間から徐々に揮発していく。（もう少し都合良いタイミングで舞い降りてきて頂きたいものだ。 by ピタゴラス）

そんな時には、（防水）スマホのメーラで「アイデア」をメモしておこう。

以下の業務プロセス定義は、「アイデア乱文メモ」をメール受信するとメール送信者のマイタスクに下書き保存しておく仕組みが追加されている。つまり、次に仕事デスクに座った時に、その「アイデア乱文メモ」を清書しキチンとした「改善案」として提出するのだ。

[カイゼン提案フロー（強制割当・メール開始対応）]

継続的な改善のために「提案」を強制する時もある

業務プロセス管理（BPM）の目的は、「継続的な業務改善」だ。

確かに、一度「業務プロセス定義」を作成すれば、業務データは効率よく受け渡しされるようになり、業務標準化の名のもとノイズの少ない業務データが蓄積されていくだろう。つまり大きく改善された気になる。しかし一方で、もしそのままその「業務プロセス定義」を使い続けたとすれば、やがて業務の進め方は陳腐化し市場環境の変化に対応できなくなるだろう。

言うまでも無い話だが、継続的な改善を実現するためには、「業務プロセス定義」の改良案が社内から自然と湧き上がり続けることが望ましい。すなわち、

• 【業務の流れ】をXXXの様に変えてはどうか？
• 【入力画面の文言】をXXXの様に変えてはどうか？

といった改善案が各社員の自由意思によって継続的に発信されるべきだ。前回記事『業務プロセスを改善するための業務プロセス!?』では、全社員がいつでも提案できる環境について考察した。

ただ、現実的に継続的に課題を指摘し続ける事はムツカシイ。 そこで今回は前回サンプルをさらに拡張し、なかば強制的に改良案を提出させる仕組みについて考察する。

[カイゼン提案フロー（強制割当対応）]

業務プロセスを改善するための業務プロセス!?

業務プロセスを改善し続けたい。みんな、そう思う。

• 「フロー」を変えたい
• 「データ項目」を変えたい
• 「チーム編成」を変えたい

とは言っても、(a)「改善すべきポイント」が何なのか？、を把握できている上司は少ない。いくつもの課題を把握できているとして、(b)今どの改善の優先度が高いのか？、も把握している上司は珍しい。更に課題の優先度を把握しているとして、(c)どの様に改善すべきか？、まで把握している上司はほとんど居ない。。。

業務プロセスを改善するプラットフォーム（BPMシステム）があっても、実際にルールの変更を行うのは人間だ。

コンピュータが、会社の方針、メンバの個性、社会の情勢、、、などを理解して、人間に対して「このような改善が宜しいかと」と、、、「あるべき業務プロセス」を提言してくれる日は残念ながらマダマダ先の話だ。まずは改善すべきポイントの把握から、地道に実践していくしかない。

• a. 改善ポイントの把握
• b. 改善ポイントの優先順位の考察
• c. 改善方針の策定（コンセンサス）

以下のワークフローは、（まずもって）、上司が「a.改善ポイントの把握」を行えるように、現場社員が「改善ポイント」を提案する業務プロセスだ。仮に全社員が週に一つ提案するだけでも、相当な数の「改善すべきポイント」が蓄積されるだろう。

ちなみに、コレ、、、「言うは易し、行うは難し」だ。

• すべての提案に対して、一律500円の報奨金を出す
• 最も価値ある提案に対して、毎月 MVP （Most Valuable Proposal） の表彰をする

などの工夫を講じるべきかもしれない。

[カイゼン提案フロー]