ワークフローサンプル: 過去の稟議記録を一括インポートする

この際、、、『稟議フロー』を定義しなおそう！

上場準備に向けて社内規程も整備されたコトだし、
組織構造もフラットになったコトだし、、、

せっかくシンプルな業務ルールになるのだから、これまでの「業務プロセス定義」（ワークフロー）を修正するのではなく、スクラッチ（白紙）から書き直そう！！そう思って、稟議フローの「業務プロセス定義」を書き直してみた。（心機一転、業務プロセス管理、ナウ！）

なの、、、だけど、、、あー！！やはり、今まで稟議データ（ワークフロー・データ）を捨てる訳には行かないな。実際、「参照」もしたいし「検索」もしたい。「四半期集計」もしたいし「部署別集計」もしたい。。。

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＝業務プロセス改善のためのグラフ分析機能を追加＝ (2014-11-07)

特に前年同月のデータを参照しやすい状態にしておく事の意味は大きいと思う。新しい「企画」や「判断」を行う上においてとても重要な参考情報になる。うーむ、新しく運用開始する『稟議ワークフロー』に、過去の業務データを流し込んでおく方法（データ移行しておく方法）は無いものか。。。

[稟議決裁フロー]

そこで、、、データ流し込み用の「開始イベント」を追加してみた。

いわゆる API を使ってワークフローを開始するパターンなのだが、「終了イベント」に直結されているので、ワークフローとしては何の工程もない。追加された開始ポイントは「メッセージ開始イベント(HTTP)」と言われるアイコンだ。

つまるところ、（エクスポート機能などで収集した）「移行させるべき過去の業務データ」を Microsoft Excel でデータ整形して「一括起動 VBA スクリプト」で流し込む作戦。「スクリプトの知識」が必要になるのだが、データ移行のためだけに使うのであって、しかもその後はこの「API開始イベント」は消してしまう訳で、後々のメンテナンス問題になる可能性も低いと思う。（もちろん Google SpreadSheet でデータ整形して「一括起動 GAS スクリプト」(Google Apps Script) で流し込む、でも良い）

なお、移行させるべきデータは、

起案者
外部支払金額
内部コスト概算
起案概要および支払先
決裁日時

あたりを必須とし、「立案日時」や「決裁に要した時間」といったデータなどが残っていた案件については、それらもあわせて移行した。

おおお。。。「一括移行」は便利だ！！

PS：ちなみにファイルデータの添付は VBA スクリプトでは何ともできない。「データ編集機能」で一つ一つ添付するか、ファイル格納場所のURLを「テキスト型」で整理するか、、、などの工夫が必要になる。

[稟議決裁フロー-データ移行用]