ワークフローサンプル: 更新手続系のプロセスに「時限イベント」は有効

「保守契約の更新」って、意外と営業力が要るのよねー。

ウチは「通信機器の保守サービス」を提供してるんですけど『自動継続』にはなってなくて、毎回お客さんに『更新手続き』と『支払い』をしてもらわないとダメなんですわ。。。きっと、生命保険とか損害保険とかの営業さんも同じなんだろうけどタイヘン。。。

で、業務マニュアル的には、まずはメールを送る訳ですよ「契約更新して下さい」と。。。（もっとも、更に担当セールスが電話したり往訪したりしなきゃダメなんですけど）

契約終了日の60日前「契約更新のご案内」
契約終了日の30日前「更新期限が近づいています」
契約終了日の7日前「更新期限が間近です」
契約終了日の7日後「長きにわたり有り難うございました」

都合４回のメールは、メール本文やら送信日やらはワークフロー・システムが予めセットしてくれていて、、、普段は編集すること無くそのまま送るだけの作業なんですが、コレが結構送り忘れてしまうのです。

なので、もし「送信日」なって放置されてたら（多少「入れ違い」になっても構わないし）自動的に送られるようにならないかな、と妄想してました。

[契約更新のセールス活動]

[契約更新のセールス活動：「1.メール60確認」画面]

「締切時刻になれば、自動的に進むフローを用意すればイイかも！！」

気づいてしまいました！「時限メール」とでも言えばいいのでしょうか。結局、業務プロセスを、こんな感じに変えました。このフローだと、この自動メール（CCに入ってる）によって契約更新日が近づいた事に気付くなんてケースが少なからず起きてしまうのですが、それはそれでアリなんだと思ってます。手が空いている時だけ、お客様へのメール文面を変更したり、送信時刻を変えたししますが、忙しい時には放置です。それても、一切「送り忘れ」がおきない！

いやホント、「業務プロセスの自動化」は大切です。

ちなみに今ではみんな「契約更新をどれだけ早められるか？」を意識してます。考える時間、議論する時間、ヒトの進捗をのぞき見する時間、、、が増えた結果なのでしょう。いやいやいや「業務プロセスの自動化」はホント大切ですわ。

[契約更新のセールス活動-時限メール]