未入金の発生! 自動的にエスカレーション!

2014年11月10日
請求のシゴト?、「請求書 PDF」を印刷して『窓付き封筒』に入れるだけー!(経理の視点で言えば、だけどね。。。)

「納品内容」とか、「請求先住所」とか、そんな請求データは『受注納品プロセス』のデータがセットされてるし、、、「請求書 PDF」もワークフローの中で自動生成されるし。。。 だから経理が入力ミスする、なんて事は、もうないのデス。 いやぁホント、便利な時代になったもんデス。。。 字が汚いから「宛名書き」しなくてイイって、マジ最高ぉ!とか思ってマス。 (ちなみに、請求金額とか、請求日付とか、、、そう言うトコロはキッチリ見てますよぉー)

でも、、、

実は、そんな請求業務にも、「テク」(技!?)が必要とされる工程があったりシマス。。。 ソレは『未入金』が発生したときの報告。つまり 「入金期限の日、お客様からの入金が確認できなかった時に、如何にスマートに社内報告するか?」 何ともクダラナイように聞こえて、でも地味に難しいシゴトなのデス!

たとえば、その日の夕方、社内の担当営業さんに「XX社からの入金が確認できておりません」なんて味気ない一行メールを送ると、やっぱり何となく空気が悪くなります(経理って「コジュウト」みたいな位置付けなの?)。。。 でも、かと言って報告が遅くなると今度はエライさん達に怒られてしまいます。。。 (どちらにせよ、褒められるコトは全くナイのでアリマス)

うーん。入金期限の日が来たら自動的に、(1) 関係者に定型メールが届く、、、(2) 担当営業に督促タスクが割り当たる、、、とか、、、そんな業務プロセスに改善できないかな??

[請求&入金確認フロー1]


そっか! 「時間が来たら次に進む」ってアイコンもあったね。(※BPMN要素)
  • A. 矢印の上に配置するタイプ (※タイマー中間イベント)
  • B. 工程の境界上に配置するタイプ (※タイマー境界イベント)
の B の方を使って、この〔3.入金確認〕の続き工程を書けば、スマートに回るような気がする!

ごにょごにょ・・・(← 3ex. 4a. 4b. のヒューマンタスクを追加)

おお! これで「入金期限の翌日12時」に入金が確認されてない案件は、自動的にエスカレーションされる様になったぞー!!
あ! でもこれ、、、裏返して言うと、、、「入金確認を怠ると、自動的にエスカレーションされちゃう」、、、と言う事か。。。 まぁ、イイんぢゃない? ちょっと、このワークフローで仕事を回してみよう。混乱するようなら、また元に戻せばイイしね!

[請求&入金確認フロー2]

[請求&入金確認フロー2:「1.請求データの確認」画面]

<データ項目一覧画面>

<請求書封入の写真>

[雛形ダウンロード (無料)]
<類似プロセス>
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