ワークフローサンプル

『記者』の仕事はニュース原稿を書くコト。
『デスク』の仕事は記者達の原稿や取材方法をチェックするコト。
『整理記者』の仕事は最終的に掲載分量や掲載位置などを決めるコト。
『翻訳担当者』の仕事は最終原稿を翻訳するコト。

実に「分業体制」が整っていて、かつ「パソコンワーク」が多い。そんな業務で、ワークフローシステムやBPMシステムは大活躍だ。（※ Business Process Management: 業務プロセス管理）

管理側の立場では「休暇の種類」は非常に大切だが、従業員にとって「振替休日」も「有給休暇」も大きな違いは無い。むしろ「休みの日を上司(会社)に申請」と言う点において、全く同じだ。「連休」になる様に休暇を取る場合も多い。

そんな人間達を相手に「振替休日／有給休暇／忌引休日／（休日種不明）」の申請を、それぞれ別々のフォームで受け付けると「色々な無駄」（問い合わせやミス）が発生する。そこで、以下の業務フロー例では「全ての休日申請」を一元的に受け付ける事を考えてみる。

振替休日の申請を『休日出勤の最大の難関は「事前申請」だと思う』で例示したが、どうすればキッチリ「事前申請」が為されるか、をもう少し考察したい。
以下の例は、毎月「休日出勤シフト会議」を行っている会社の事例だ。すなわち、毎月25日に翌月分の振替休日申請をするように、自動的に申請プロセスが起動す（タスクが割り当てられ）る。

日本の労働基準法は、多くの在日企業に「振替休日申請フロー」を要求する。すなわち『単なる休日出勤』を認めれば、その日の賃金が35%もアップしてしまうので、「事前に振り返る休日を特定し（通常賃金で）休暇日に出勤してもらう」と言う必要がある。

とは言うものの、人事労務系の業務フローの中でも勤怠管理系の申請モチベーションは低い。すなわち、どこの会社でも停滞しがちだ。何とか工夫したい。（少なくともハンコ書類を回すなんてヤッテラレナイ…）

日本では正月の三が日を家族や親戚と過ごす。 Questetra も12月29日から1月3日の6日間がオヤスミである。
「正月に会社の業務フロー整備なんて考えたくない」と言われればそれまでなのだが、今日も懲りずに投稿しておく。（軽めの改善で）

『年賀状の返信を総務部に依頼する業務フロー』のパターンは「広く社員から情報を集める業務フロー」だ。
この業務フローの改善ポイントを検討したい。

謹賀新年！
今年も「スグに使えるワークフロー」を書いて行きたいと思います。
リクエストやフィードバックあれば、お気軽にお寄せ下さい。

さて、日本の方は今頃、大量に届いた年賀状を読んでいる頃か？　Emailが発達した今日に至っても尚、1.2億人の日本人が30億枚の年賀状を書くのだからスゴイ…。学生時代の友達、職場の同僚、取引先の方…。「あ、返事を書かなきゃ…」
以下は、総務部が会社名義で年賀状の返信をしてくれる業務フロー。会社として年賀状発送を定型業務にしている例だ。（日本国内50円均一で「はがき」を届けられると言うのも実に不思議なシステムだ）

調達（購買）の申請ワークフローについては『オフィス用品の総務購買ワークフローも工夫が必要』を例示した。と、なれば、その後の納入検収のステップも一元的に管理しておきたい、と思うのが人情というものだ。つまり「購買申請ワークフロー」と「検収ワークフロー」を合体させたい。（もちろん「紙管理」を含めて、別システムで管理される場合はある）

ちなみに「どの『調達申請』が納品待ち状態なのか」を誰でも把握できる事の意味は大きい。すなわち、例えば「トナー切れ」を発見した時に「既に他の誰かが申請して、今は納入前？」を調べる事が出来る。