ワークフローサンプル

「契約書の郵送記録」って、意外と残ってナイ。
「いつ発送したのか」、「誰が発送したのか」、「同梱発送した内容物は何だったのか」
結構、大切な情報なのだが、案外ナイ。メールやFAXの通信記録なら、それなりに存在するのに。。。

以下は「契約書等」の郵送処理を行うのワークフローだ。秀逸なポイントは、特に重要な契約書の場合に、先方の手元に届いたかをきちんと電話確認すると言う工程だろう。「契約」と言う企業間にとって非常に大切なコミュニケーションが滞留するリスクを低減させている。さらに「送付状」の自動生成機能も秀逸だ。窓付封筒に入れれば、封筒に住所や相手先の名前を手書きする必要もなくなる。郵送事務コストを下げるばかりか、誤送ミスを未然に防ぐことができる。う～ん、かなりベンリだ。

[押印／郵送フロー-送付状生成]

『顧客データ』だけ集めたいな。。。

Web引合対応、問い合わせ対応、外出報告フロー(名刺交換)。。。「顧客候補の情報」は、社内の色々な業務で収集されている。できることならば、一元的に管理したいものだ。（CRM活動の基礎データ）

以下は、顧客候補情報を管理するためだけのワークフローだ。
他の様々なワークフローから、「郵便番号」「都道府県」「組織」「部署」「名前」「メールアドレス」の主要データと、「メール配信同意の有無」(フラグ)「新規取引の可能性」(評点)が、送信されてくる事を想定している。

これは「データベースの様な使い方」と言っても良い。
ただ注意しなければならないのは、データは次々と『追加』されるばかりで、過去データの『更新』や『削除』には主眼が置かれない。すなわち、蓄積データを活用する際には、追加日時で絞り込む、処理者で絞り込むなどの工夫が必要となる。
いわゆる『ビッグデータ』の活用においても必要になる発想だが、新しい情報の『追加』を優先し、『更新』や『削除』のコストを押さえるべきケースは少なくない。具体的に言えば、『３年以上前の名刺情報』なんて、よほどの場合でない限り活用すべきではない。

[顧客データ収集プロセス]

業務記録と言えば「紙」が定番。

『請求書』や『発注書』、あるいは『契約書』や『議事録』などなど、様々な情報が「紙」で記録されるのだ。基本的な考え方は、江戸時代の『朱印状』や聖徳太子が遣隋使に持たせた『国書』と大して変わらない。要は証拠を残したい。

しかし、紙の管理は容易ではない。。。
何と言っても「情報検索性」が低い。更には「情報共有」も不可能に近い。

「あの契約書って、いつ郵送したんだっけ？？？」
「あの注文請書、ちゃんと誰か郵送した？？？」

情報端末が爆発的に普及した21世紀。我々は「証拠を残しておきさえすればイイ！」と言う考えから、「活用しやすい形で業務データを記録する！」と言う発想に改めなければならない。少しずつでも電子化／電磁的記録を推進する必要がある。

以下は、「会社から発送される郵送物」を、少しでも電磁的に記録しようと試みるワークフローだ。
コピー機でコピーをとってバインダーに閉じるのではなく、元となったデジタルデータと処理時刻を正確に記録する所に主眼がある。押印やサインが必要な書類の場合には、「スキャンデータ」も追加で保存される。

[押印／郵送フロー]

『提案書』や『企画書』を書くのがシゴト！そんなビジネスパーソンは少なくない。

IT業界のセールス、広告代理店の企画部門、コンサルティング会社の公共担当部署、などなどなど。。。しかし提案書作成や企画書作成は「個人プレー」に走りがちだ。つまり、なかなか「ノウハウ」が溜まらないし、なかなか「再利用性」が高まらないのだ。
仮に「ファイルサーバに保存する事」と言うルールを決めたとしても、「メンドウ」と言う理由だけで一元管理されることはない。多くの企画書ファイルは、誰かのパソコンの、どこかのフォルダで、深い眠りにつくのだ。もっともっと、みんなで共有すればイイのに。。。

以下のワークフローは、「他人の提案書を読む」と言う活動を『業務』として規定している。
この例では「イイのデキタ！」と思うプレゼン資料を登録すると、指名した同僚２名がレビューする事になる。と同時にその資料がクラウド型オンラインストレージ『Google Drive』の該当フォルダに保存される仕組みだ。（『新規顧客向け提案書』『既存顧客向け提案書』『テンプレート／その他』）

[提案書レビュー・共有フロー]

『採用活動と就職活動』のあるべき姿は、何十年も議論されている。
特に、日本においては「永遠に解決されない社会問題」の様な気がする。

つまり、企業側は少しでも優秀な人材を獲得するために「青田買い競争」を展開し、一方で大学生達は、3年生にもなれば学生の本分たる「学業」はソコソコに、就職先を探す活動に非常に多くの時間を割く。稚魚まで捕獲したい「漁師達」と、早く釣り上げてもらいたい「魚達」の利害は一致するのだが、当然、当事者たちも「あるべき姿」だとは思っていない。

これまで企業も大学も、全く無策だったわけではない。
日本では「就職協定」なる紳士協定があった。1952年に制定され1996年に廃止されるまで、守られないルールとして飾られ続けた。21世紀に入っても企業側で「倫理憲章」を定めてみたり、大学間においても「申合せ」を策定してみたり、様々な取り組みが行われてきた。しかし、それらも双方の自制を実現するに十分な制度だったとは言えない。「恋に恋する男女」に自制を求めるがごとく、「必死になって就職先を探す大学生」と「早い段階で新卒を確保したい企業」の活動を制限するには至らなかったと言わざるを得ない。

2013年の春、安倍首相が『能力を伸ばす機会を失うのは看過できない』と経済団体を呼びつけ、採用選考時期の「更なる後ろ倒し」を要請した。平たく言えば「【企業説明会】は、3年生の終わりの春休み（3月）以降にしなさい」と言う主旨だ。経済団体の『新しい倫理憲章』が近く制定され、現行の「3年生の冬休み(12月)」より3か月遅い「3年生の春休み(3月)」と定められるだろう。

※ 参考）

紳士協定を（形式的に）順守せざるを得ない企業は、よりスムーズな「採用選考業務フロー」に改める必要がある。

[採用選考ワークフロー]

ワークフローと言えば、立替金。
立替金と言えば、ワークフロー。

ビジネスパーソンにとって、経費精算は億劫(おっくう)な作業だ。交通費やら、交際費やら、発生する度にコツコツ入力しておけば良いのだが…。

以下のワークフローは、「毎月１日の朝」に自動で開始される。
全社員に「今月の立替金申請」と言うタスクが割り当てられるのだ。完成の締切は約１か月後だ。リアルな世界で例えるなら「月初に今月の立替金申請用紙が配られる」と言えば良いだろうか。その後は都度、立替金データを入力し保存する。プロセスを進めることはない。そして、月末に至り当月の入力が全て完了すれば「申請」をクリックする事になる。
その後の流れは、フロー図を見ていて頂ければ一目瞭然だ。『2.上司承認』と『3.経理確認』で承認される必要がある。修正指摘があれば差し戻しタスクとしての『1a.修正して再申請する』が発生する。

なお、この業務プロセスは、「立替金申請」が承認された後、PDF が自動的に生成される定義になっている。業務データを使ってPDF 出力できるワークフロー製品（BPM製品）でなければならない。
※ そりゃ、もう、Questetra BPM Suite オススメですよ！

[立替金精算ワークフロー]

FAXなんて、そもそも電話回線で『電送されてきたデータ』だ。受け取ったFAXデータが「紙に印刷」されるのは、本当にモッタイナイ。デジタルデータをアナログ化して、どーする！なぜ、紙を持って社内をウロウロしなければならないのだ！デジタルデータのままであれば回覧もカンタンなのに、、、ワークフローでの回覧もカンタンなのに、、、

以下は、クラウドサービスでFAXを受信し、クラウド型ワークフローで回覧し、クラウド型ストレージにPDFを保存する業務プロセスだ。
最終的に、Google のオンラインストレージ『Google ドライブ』に保存される。たとえば、顧客からの注文書は「受注FAX」フォルダに、仕入先からの見積書は「仕入見積FAX」フォルダに、自動的に保存される仕組みだ。いつ、だれが、どんなFAXを閲覧したのかも、その全てが自動的に記録される。

[オンラインFAX回覧フロー]