ワークフローサンプル: 契約書の「発送記録」をキッチリ残そう!

「契約書の郵送記録」って、意外と残ってナイ。
「いつ発送したのか」、「誰が発送したのか」、「同梱発送した内容物は何だったのか」
結構、大切な情報なのだが、案外ナイ。メールやFAXの通信記録なら、それなりに存在するのに。。。

以下は「契約書等」の郵送処理を行うのワークフローだ。秀逸なポイントは、特に重要な契約書の場合に、先方の手元に届いたかをきちんと電話確認すると言う工程だろう。「契約」と言う企業間にとって非常に大切なコミュニケーションが滞留するリスクを低減させている。さらに「送付状」の自動生成機能も秀逸だ。窓付封筒に入れれば、封筒に住所や相手先の名前を手書きする必要もなくなる。郵送事務コストを下げるばかりか、誤送ミスを未然に防ぐことができる。う～ん、かなりベンリだ。

[押印／郵送フロー-送付状生成]

[押印／郵送フロー-送付状生成：「1.押印郵送の依頼」画面]

現実、契約書なんて何かトラブルでも発生しない限り興味が湧かない。実際、大量にファイリングされたバインダーなんて、開く気もしない。そこには、『NDA（秘密保持契約）』だの、雛形通りの『基本契約』だのが大量に眠っている。

しかし例えば、音楽やソフトウェアプログラムなどを扱う会社であれば「著作権」に関する契約はスグに参照できる環境にしておきたい。建設業や不動産などの会社であれば「請負」に関する契約はいつでも参照できる環境を作っておくべきだろう。少なくとも契約書自体を「送った」とか「送られてない」などの不毛な議論にならないような、情報管理体制にはしておきたい。
ちなみに、会社によっては『契約書有効期限』などのデータ項目を足すのも良いアイデアだ。そうすれば、契約書を検索する際の絞り込みフィルタに活用する事ができる。

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