ワークフローサンプル

業務全般・製品品質・環境影響…、企業は様々な目的で『内部監査』をする。「品質マネジメントシステム」(ISO 9001)や「環境マネジメントシステム」(ISO 14001)などは、多くの方がその影響を受けた経験があろう。最近であれば、「情報セキュリティマネジメントシステム」(ISMS／ISO 27001)だろうか。

定番のチェックリストを作るのは良いのだが、その記録を「紙」で行っていたのではスピードが出ない。何より、集計コストがかかって仕方がない。きっちりと情報システムを活用しようではないか。

論文作成に手順（プロセス）なんてない！、のかも知れない。
要は気合で締切に間に合わせれば良い！、のかも知れない。

確かに、書く人間にとっては「現状把握」は容易だが、複数人を指導する人間(教授)にとっては「どの論文がどのステータスにあるのか」なんて覚えていられない。

『ワークフロー改善を検討するワークフロー』を運用していると、運用中のワークフローに関して過去どの様な要望が上がって来たのか、いつでも把握できるようになる。しかし、ただ（受け身に得た）「カイゼン要望」を記録するだけではなく、プロセスオーナーとしての「信念をもって行ったカイゼン」も記録したい。まさに「BPM活動の記録」になる。 BPM: Business Process Management (業務プロセス管理)

ワークフローを導入運用していると、「ワークフローを変更するワークフロー」と言う話が必ず出てくる。

ビジネスプロセスモデリングの鉄則から言えば、『キッカケ』を決める事が大切だ。例えば、「カイゼンしたい！」と言う（自然発生的な）社内要望があったときに随時見直しを行うのか、毎月（プロセスオーナーが能動的に）要望を集めて見直しを行うのか、によって「ワークフローを変更するワークフロー」の定義が異なる。以下の事例は、利用者である社員が発見したカイゼン点を起点にするワークフローだ。

『個人情報リスト』は、デジタルファイルで管理したい。紙の書類への参照は、その権限コントロールが難しいだけではなく、何よりログに残しづらい。「デジタルファイルの保存場所を何処にすべきか？」についてはケースバイケースで簡単な話ではないが、一元的に管理すべきである事は確かだ。

すなわち『管理責任者』以外の人間が「一元的に管理されている事」を定期的にチェックするタスク『4.一元管理確認記録』が欲しい。

永続的に存在する「個人情報リスト」もあれば、３か月で廃棄される「個人情報リスト」もある。
個々の「個人情報リスト」のライフサイクルをワークフローで検知する方法については『個人情報の存在をワークフローで検知』で例示した。以下では、その途中の活用記録についても把握し続けようとするワークフロー定義だ。

『個人情報』はヤッカイだ。少しでも活用しようものなら色々なメンドウ（諸々の手間）が発生する。本当なら「持たず・作らず・持ち込ませず」で済ませたい。しかし実際「自分達の顧客リスト」は持ちたい。他社の「個人情報リスト」に関わることもある。あるいは、「個人情報リスト」を預からざるを得ないケースがあるかも知れない。

「個人情報を管理する」とは、まずは個人情報リストの『発生』と『消滅』を記録（トレース）できる体制になる事だ。