ワークフローサンプル: 個人情報の存在をワークフローで検知

『個人情報』はヤッカイだ。少しでも活用しようものなら色々なメンドウ（諸々の手間）が発生する。本当なら「持たず・作らず・持ち込ませず」で済ませたい。しかし実際「自分達の顧客リスト」は持ちたい。他社の「個人情報リスト」に関わることもある。あるいは、「個人情報リスト」を預からざるを得ないケースがあるかも知れない。

「個人情報を管理する」とは、まずは個人情報リストの『発生』と『消滅』を記録（トレース）できる体制になる事だ。

名刺情報を表計算ソフトに入力したり、Webアンケートシステムの運用管理を受注したり、郵送業務代行のために個人情報リストを預かったり・・・。それぞれの管理責任者は『1.個人情報リストの発生』を抜け漏れなく報告しなければならない。しかし現実問題、その「発生タイミングの記録」は容易ではない。

以下のワークフロー定義は、誰かが「個人情報リストの発生」を予想した時点で管理活動を開始させる。その予想が多少ノイズになったとしても、『1.リストの発生報告』の即時性向上・抜け漏れ防止を目指したいものだ。