個人情報の存在をワークフローで検知

2011年2月1日
『個人情報』はヤッカイだ。少しでも活用しようものなら色々なメンドウ(諸々の手間)が発生する。本当なら「持たず・作らず・持ち込ませず」で済ませたい。しかし実際「自分達の顧客リスト」は持ちたい。他社の「個人情報リスト」に関わることもある。あるいは、「個人情報リスト」を預からざるを得ないケー スがあるかも知れない。

「個人情報を管理する」とは、まずは個人情報リストの『発生』と『消滅』を記録(トレース)できる体制になる事だ。





名刺情報を表計算ソフトに入力したり、Webアンケートシステムの運用管理を受注したり、郵送業務代行のために個人情報リストを預かったり・・・。それぞれ の管理責任者は『1.個人情報リストの発生』を抜け漏れなく報告しなければならない。しかし現実問題、その「発生タイミングの記録」は容易ではない。

以下のワークフロー定義は、誰かが「個人情報リストの発生」を予想した時点で管理活動を開始させる。その予想が多少ノイズになったとしても、『1.リストの発生報告』の即時性向上・抜け漏れ防止を目指したいものだ。


明日は、『個人情報リスト』の業務活用記録をワークフロー内で自動記録し続ける方法を考えてみたい。

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