緊急業務指示をワークフローで流し、その進捗を可視化する

東日本大地震…。「地震」と「地震に伴う津波」により死者数は≪万単位≫に及ぶと報道されている。日本中で力を合わせて、復興していきたい。

さて、今日のワークフロー定義は『ワークフローを使った業務指示と進捗確認』を紹介したい。個別メールでの業務指示も悪くないが、≪全社で発生している全タスク≫を俯瞰しやすいBPMSは、誰が何件の仕事を抱えているのか／着手しているのか、を可視化する上で有効と言える。

[業務指示：「1.作業登録／指示」画面]

点検ワークフローは修理ワークフローとつながるハズだ

点検業務でNGだった場合には、≪何らかの対応≫が必要だ。
そこで、昨日紹介した『「現場での写真付点検報告」を想定した点検フロー』を拡張し、『5.修理』タスクに繋げるワークフローを定義してみたい。

 

学生の研究進捗を把握するための研究報告プロセス

論文作成に手順（プロセス）なんてない！、のかも知れない。
要は気合で締切に間に合わせれば良い！、のかも知れない。

確かに、書く人間にとっては「現状把握」は容易だが、複数人を指導する人間(教授)にとっては「どの論文がどのステータスにあるのか」なんて覚えていられない。

予算の策定進捗を可視化するワークフロー

≪年次予算≫の編成は、各部署からの部門予算書を取りまとめて行う。
「毎年のこと」ながら、「一年に一度のこと」でもあり、なかなかスムーズに回らない。場合によっては特定の部署に対して修正（再提出）の依頼しなければならない場合もある。いずれにせよ現在進捗ステータスの可視化は大切だ。

ちなみに「前任者の活動記録を見たい」と思った事は誰でもある。ワークフローシステムは「いつごろ、どんな資料を作っていたのか、を後々参照できる仕組み」でもある。

「個人ToDo」もBPMS内で一緒に管理する方法

『ToDoリスト (Tasks)』と呼ばれる「自分用の仕事メモ」を活用する人は多い。
Gmailメニューにも『連絡先 (Contacts)』にあわせて『ToDoリスト (Tasks)』が標準で用意されている。もちろん『ToDoリスト (Tasks)』はGoogle Calendarにも表示される。（『ワークリスト (Worklist)』と呼ばれる場合もある）

今回は、BPMSやワークフロー内で自分の『ToDoリスト (Tasks)』を管理する方法を提案したい。そうすると、他のワークフローのタスクと一緒に管理できるだけでなく、締切日を管理したり、途中作業のログを記録したり、参考ファイルを添付したり、更には同僚に閲覧権限を与えて見えるようにしたり…、と『ToDoリスト (Tasks)』には出来ない色々な事ができる様になる。

請求書発行フローは、部署横断に助け合うべきワークフロー

請求書の「発行遅延」は、かなりイケてない。
請求書の「発行モレ」は、究極にイケてない。
組織にあわせた請求書発行プロセスを模索し続け、「遅延」や「モレ」を撲滅したい。

そもそも「請求書発行プロセス」は、どの部署から開始されるべきか、会社によって異なる。すなわち『顧客に対峙しているセールス部門』、『完成納入を把握し ている業務部門（製造部門）』、『受注を把握している経理部門』のいずれも考えられる。以下の例は、業務部門（製造部門）自身が（完成納入後に）請求書発行を開始するワークフローサンプルだ。