ワークフローサンプル: スマートフォン

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仕事の開始時刻と終了時刻をワークフローシステムで報告する（勤怠管理）のは意外と良い方法だ。例えば、外出時に「今から仕事タイムです」とスマートフォン報告できれば、手っ取り早い。

ちなみに、この手の業務管理データは、数日分をまとめた報告が為されがちだ。そして多くの企業で不正確なデータが蓄積されていく。そうではなく、毎朝毎晩こまめに記録する習慣をつけることが大切なのだ。オフィス出勤時も、直行直帰時も、在宅勤務時も・・・。そういう意味では、毎日ログインするワークフローシステムを活用するという発想は、ルーティンワーク化させる上でアリだ。〔偉い人にはそれが分からんのですよ〕

＜各タスク名＞
1.勤務開始時刻記録、2.オフィス外勤務確認、3.勤務終了時刻記録

[勤怠管理-直帰対応：「1.勤務開始時刻記録」画面]

休暇申請は『クラウド型』（SaaS型）のワークフローに限る。「風邪や病気で会社に行けない」と言う状況をスマートフォンで申請できれば、手っ取り早い。外出中の上司もスマートフォンで「了解」とクリックできる。そのまま人事部や経理部にもキッチリ伝わる仕組みだ。

「BPMって難しそうなのよね…」とお考えの貴方には、休暇申請の様な簡単なビジネスプロセスで、BPMに挑戦してみて欲しい。（BPM: Business Process Management ＝業務プロセス管理）

＜各タスク名＞
1.休暇申請、2.休暇申請承認、3.休暇申請確認

[休暇申請-再入力：「1.休暇申請」画面]

点検業務でNGだった場合には、≪何らかの対応≫が必要だ。
そこで、昨日紹介した『「現場での写真付点検報告」を想定した点検フロー』を拡張し、『5.修理』タスクに繋げるワークフローを定義してみたい。

各自動車、工場の各装置、あるいは消防用設備や防火対象物…。企業によっては点検業務は写真に残す。WiFiや3Gと言った無線通信インフラが加速する今日、スマートフォンなどを活用して撮ったその瞬間にワークフローを回してしまいたい。場合によっては、報告直後…まだ現場近くにいる間に「再点検の要請」を出せるかもしれない。

『役員なら誰でもイイ、早くiPhone決裁してくれ』のワークフロー定義は、稟議決裁の高速化を実現できる。平たく言えば「サクサク」回る。
ただ、実際に『決裁を連発』していると、「さすがにコレは本来決裁者にも仁義を切っておいた方がイイぞ」と思い始める。そんな貴方には以下のプロセスモデルを提案したい。

そもそもは「本来の決裁者」が『2.スピード決裁』をすれば良いのだが、出張や休暇などで「決裁が滞留してしまう場合」もある。そのような事態を想定するに、多くの組織では「仮決裁」「代理決裁」「事後承認」と言った、いろんな言葉を使って「多段階の承認」を模索する。

しかし実務上は『スピード決裁』と『本決裁』と言う２ステップを定義する方が汎用性が高い。何より従業員側にとって分かりやすい。ちなみに『スピード決裁』と『本決裁』を両方とも本決裁者が実施すると言うケースがあっても良い。すなわち「とりあえず否決する！が少し考えさせてくれ！」と態度保留時に使用するわけだ。

ところで以下のワークフロー定義は、スピード決裁で「決裁」された内容であっても、本決裁で「否決」できてしまう仕組みだ。（スピード決裁で「否決」された内容を、本決裁で「決裁」するならイイんだけど…）

稟議決裁は誰でもイイ。とにかくスピードが命だ！
ちょっと乱暴なようにも聞こえるが、ワークフローの現場ニーズとして多い。簡単な解決策は「決裁権」を広く多数に与えてしまう事だ。

上記のワークフロー定義では「決裁者グループ」の全員が『2.スピード決裁』を行える。たとえば100人程度の組織であれば、役員全員を登録すればよい。役員達は自分が決裁できる範囲だと思えば、ガンガン決裁する。もし役員がスマートフォンを保有しているなら、24時間ガンガン決裁してくれるだろう。

参考：iPhoneクライアントで決裁している様子⇒ http://www.youtube.com/watch?v=ijAYZ5z59js

「決裁した情報」を役員間で即時共有したいなら、役員ＭＬに自動的にメール投稿する設定を入れておくのも良い。