ワークフローサンプル

「やってしまった…、ダブルブッキング…」

『往訪対面』での商談スタイルから、"Google Hangout" などによる『オンライン・セールス』というスタイルに変えた。。。かつては１日に３件の商談を入れれば「スケジュールが一杯！」と思ったものが、今では倍の６件の商談予定を入れても余裕がある。ただ、商談回数の視点から見えれば、いわゆる『生産性の向上』が実現できたのだが、「スケジュール調整が煩雑になってきた」という新たな課題が顕著になっている。。。。

以下のワークフローは「製品デモ」の業務フローだ。

基本的な流れは、お客様からの「製品デモ依頼」（希望日時）に対して、対応可能なセールスマンが自主的に引き受ける、というフローだ。実際の「スケジュール調整」については電話やメールで行い、日程が確定すれば第2工程［2.デモ日程の決定］にてスケジュールを書き込むという流れだ。

秀逸な点は、（一見地味にも思える機能だが）、「確定スケジュールが自動的に Google Calendar に追記される」という仕組みだ。スケジュール情報が「カレンダー」の上で確認できるのは、とても分かりやすい。（というかCSV風なデータリストはとても見づらい）。これで「ダブルブッキング」の発生が大幅に下がった。

しかも「Questetra の案件詳細ページ」への直接リンク(※)も貼られているので、［3.デモ実施報告］の工程もスムーズだ。マッシュアップ万歳！
※ ${var[applicationRoot]}OR/ProcessInstance/listView?processInstanceId=#{processInstanceId}

[製品デモ業務]

「あのプレゼン資料、PDFではなく、PPTファイルで下さい！」

社内のファイル共有。。。イマドキであれば「クラウド型ストレージ」を活用しているだろう。（昔は「ファイルサーバ」ってのがありましたが。。。）

ただ「関連会社や代理店とのファイル共有」や「共同プロジェクトにおけるファイル共有」といった場合、相手が『社内』ではないので、色々とメンドウだ。もし「メール添付で共有する」となれば、催促するまで届かなかったり、関係ないファイルも一緒に届いてイラっとしたり、逆に自分自身も「欲しいと言われるまでは共有しなくてもイイか…」と躊躇してしまったりしてしまう。（そもそもメールプロトコルには、セキュリティ面での不安もある）

そんな時には「ユーザ数10億人」の Google アカウントを活用するのが良い。

「Google Drive」にプロジェクト用のフォルダを作って、そのフォルダの共有設定でチーム全員の「Google アカウント」を追加しておけばよいのだ。（「Google アカウントを持ってない人」が居ませんように・・・・）

以下はチーム内のワークフローで承認されたファイルが、自動的に「Google Drive」にアップロードされる仕組みだ。

もし『G Suite』（Google Apps）のユーザが居て「社外共有」が認められているのであれば、Questetra 標準の［サービスタスク（Googleドライブ）］（M229）を配置すれば済むのだが、、、このケースでは「Google Drive」が、一般の gmail.com / googlemail.com アカウントで運用されることが想定されている。

[ファイル承認フロー]

「毎月の入金確認、メンドウだわぁ」

決済にまつわる悩みは尽きない。「オンラインバンキング」が便利になってきたとはいえ、「請求書の発行」から「入金の確認」には、それなりの手間がかかる。

さらに「未入金」が発生すると「督促する」という作業まで発生する。これは単に「手間がかかる」（工程が増える）というだけの話ではなく、払う側・受け取る側の双方に、精神衛生上の負担までもかかってしまう。もっともっと「電子決済化」できないものか？？

以下の業務プロセス定義は、「ピアノ教室の月謝」がカード決済されるワークフローだ。

この例では、（「毎月固定の月謝」ではなく）、「レッスン回数に応じた費用」が月末にカード課金される仕組みとなっている。たとえば、レッスンを2回受けた月は2000円、5回受けた月は5000円、といった具合だ。（オンライン決済には『Stripe』が使われる）

このワークフローでレッスン費用の電子決済化を実現すれば、レッスンを受ける生徒に「請求書」を手渡しする必要がなくなる。レッスンを受けさせる親にしてみても、毎月銀行にレッスン費用を振り込みに行かなくてよくなる。

ちなみにクラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』は、「スタッフ10名以下」なら無料で使える。しかし、ログインの間隔が15日を超えると「サービス停止」になってしまうので注意が必要だ。もっとも、レッスンの終了の度に「レッスン実施日」（課金情報）を書き込みにログインすれば問題ない。

[レッスン費用カード課金]

「監査法人への書類提出、メンドクサイ！」

事業会社はそう思っているかも知れないが、会計監査人だってツライ。この「印刷書類の山との闘い」、何とかスマートにならんものか・・・と日々悶々としているのだ。

「必要書類がナイ」とか
「不要な書類がアル」とか

そんな事態が連発すれば、心がポキっと折れてしまう。

以下のワークフローでは、成約に至った見積書がリアルタイムに共有される。何と言うことはない、監査法人側が管理する Dropbox フォルダに対してデジタルファイルが逐次アップロードされる仕組みとなっているのだ。「工程の無人化」というヤツだ。

しかも、人間が「提出すべき書類」を選んでコピー機にかけるのとは違い、ヌケモレは発生しない。ファイルの検索だって簡単だ。

そして、事前に調査できることも多く、現場におもむく回数だって減らせるに違いない。

すばらしい！

※ この例は『第499話：ナンデ見積提出の概況が分からないんだ！』とほぼ同じ（自動工程が一つ追加されている）
※ 既存プロセスに工程を追加する際は、あらかじめ［アドオンXML］を入手し、機能追加ファイル（プロセスモデルファイル）としてインポートする

[見積作成フロー-Dropbox]

「顧客マスターは kintone で管理したい！」

『kintone』は日本で人気の「クラウド型データベース」だ。同じく簡易なクラウド型データベースである『Google SpreadSheet』と比べると、機能面では限定される部分が多いものの、その分、クラウド初心者には使いやすい。

そして「顧客管理」は、最も多い kintone 利用用途の一つだ。

以下のワークフローは『kintone 上の顧客マスター』を参照して、『ワークフロー環境上の顧客マスター』を更新する同期プロセスだ。前回記事『第502話：ユラギを無くすには「マスター参照」でしょ！』と全く同じフローで、毎朝5時に自動実行される。

異なるのは『Google SpreadSheet 上のマスター』を参照するのではく、『kintone 上のマスター』を参照するようになっている点だけだ。

[取引先マスター同期-kintone]

法人名の「ゆらぎ」が頻発！

見積書や請求書の宛先データが、「日本電信電話株式会社」になってたり、「日本電信電話（株）」になってたり、「NTT株式会社」になってたり・・・。やはり、見積書作成フローや請求書作成フローの入力フォームは、（TEXT フォームではなく）、セレクト方式にせざるを得ない。でなければ、集計に耐えないデータが溜まっていく一方だ。

いわゆる『顧客マスター』はスプレッドシートで管理しているのだが。。。

以下のワークフローは、『ワークフロー環境の顧客マスター』が、Google スプレッドシート内のデータによって自動更新される仕組みだ。様々な業務フローで「顧客名選択」というセレクト方式の入力フォームを設置することができるようになる。しかも、その入力フォームは、常に最新の『顧客マスター』が維持されるのだ。

※ ここで使われている［Sheet参照］という自動工程（サービスタスク）は、あらかじめ［アドオンXML］によって機能拡張しておく事で利用可能となる。（v11.1: 2016-09-05）

[取引先マスター同期]

「今期の "接待費"、いくら使ったんダロ？」

営業部長たるもの、これまでに「稟議決裁した外部支払の総額」については、キチンと把握しておきたい。できることなら「稟議決裁を要しない支出」も含めてキッチリ把握しておきたいものだ。（平たく言えば、営業部の「オコヅカイ帳」をマジメに管理したい。。。堅く言えば「予算管理」をしたいという話。）

以下のワークフローでは、決裁依頼が回ってくるときに「今までの支出総額」があわせて表示される。具体的には Google シート「予算消費ログ」（通称：オコヅカイ帳）にある支出の総額が自動的に計算される仕組みとなっている。しかも、新たに決裁した瞬間、その決裁した支払予定が「予算消費ログ」に自動追記される仕組みでもある。

もし「予算消費ログ」の精度を上げたくなった場合には、