第507話:スケジュール情報を『Calendar 連携』で!

2016年10月31日
「やってしまった…、ダブルブッキング…」

『往訪対面』での商談スタイルから、"Google Hangout" などによる『オンライン・セールス』というスタイルに変えた。。。かつては1日に3件の商談を入れれば「スケジュールが一杯!」と思ったものが、今では倍の6件の商談予定を入れても余裕がある。ただ、商談回数の視点から見えれば、いわゆる『生産性の向上』が実現できたのだが、「スケジュール調整が煩雑になってきた」という新たな課題が顕著になっている。。。。

以下のワークフローは「製品デモ」の業務フローだ。

基本的な流れは、お客様からの「製品デモ依頼」(希望日時)に対して、対応可能なセールスマンが自主的に引き受ける、というフローだ。実際の「スケジュール調整」については電話やメールで行い、日程が確定すれば第2工程[2.デモ日程の決定]にてスケジュールを書き込むという流れだ。

秀逸な点は、(一見地味にも思える機能だが)、「確定スケジュールが自動的に Google Calendar に追記される」という仕組みだ。スケジュール情報が「カレンダー」の上で確認できるのは、とても分かりやすい。(というかCSV風なデータリストはとても見づらい)。これで「ダブルブッキング」の発生が大幅に下がった。

しかも「Questetra の案件詳細ページ」への直接リンク(※)も貼られているので、[3.デモ実施報告]の工程もスムーズだ。マッシュアップ万歳!
※ ${var[applicationRoot]}OR/ProcessInstance/listView?processInstanceId=#{processInstanceId}

[製品デモ業務]

このワークフローにおいて「Google Calendar へのスケジュール自動登録」は[Insert Calendar]という自動工程によって処理されている。
この[Insert Calendar]という自動工程は、本来 Questetra のモデリングアイコンの中には無いものだ。しかし、機能拡張ファイル(Addon-XML)を読み込ませることで、業務プロセス定義で利用できるモデリング要素が増える。(詳細: M415

ちなみに、操作画面キャプチャを見て頂ければ分かるが、予定時刻を「現地時刻」で入力することも可能だ。Questetra の日時型データとしては「操作者のタイムゾーン扱い」となるのだが、ここではあえて「現地の TimeZone」という文字列型データ項目を追加する形をとっている。
たとえば「10:00・シンガポール時間」と入力した場合、Google Calendar 上は「11:00・東京時間(10:00・シンガポール時間)」として処理される。

<自動工程の設定画面>

<Google Calendar 予定画面>


<Google 側の通信許可設定例>
  1. [API Manager] > [ライブラリ](Library)
    "Google Apps APIs" にある "Calendar API" を有効にする
  2. [API Manager] > [認証情報](Credentials)
    認証情報を作成し、OAuth2.0 Client 情報を取得する
  • アプリケーションの種類: ウェブアプリケーション
  • 名前: Q2Cal
  • 承認済みリダイレクトURL: https://s.questetra.net/oauth2callback

<Questetra 側の通信許可設定例>
  • Name: Q2Calendar
  • Authorization Endpoint URL: https://accounts.google.com/o/oauth2/auth?access_type=offline&approval_prompt=force
  • Token Endpoint URL: https://accounts.google.com/o/oauth2/token
  • Scope: https://www.googleapis.com/auth/calendar
  • Consumer Key: (Google Developers Console で取得)
  • Consumer Secret: (Google Developers Console で取得)

[製品デモ業務:「2.デモ日程の決定」画面]

<データ項目一覧画面>



[雛形ダウンロード (無料)]
<類似プロセス>
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[英文記事 (English Entry) ]

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