ワークフローサンプル: SFA

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「小さく始める」と言うフレーズはBPM活動の基本だが、その裏側には「大きく育てる」と言う意味もある。すなわち、ビジネスオブジェクトの「あるべきデータ項目」と「あるべき流れ方」が見えてくれば、上流や下流のビジネスプロセスも捕捉できるように、BPM適用領域を拡大したい。

以下のビジネスモデル(ワークフロー定義)は、マーケティング活動とセールス活動を包括する「引合～商談～受注」のプロセスだ。すなわち社内の案件ステータスを可視化する。途中ぐるぐるとループさせることで、顧客プロフィールを徐々に詳細化させていく。『営業支援システム』(SFA)そのものと言っても良い。

<各タスク名>
1.リード手入力, 2.1stコンタクト, 3.初期提案活動, 4.決裁者への提案活動, 5.最終商談

[顧客管理-引合-商談-受注 : 「1.リード手入力」画面]

「≪新規≫の往訪報告って、Webサイト資料請求などの≪引合対応≫がほとんどなんだよね・・・」
そんな場合には「往訪報告フロー」に自動的にデータを引き継ぎたいものだ。（言うまでもなく）、往訪するまでに『メールや電話でアポイントを入れるタスク』があるのだが、それらの上流プロセス「引合対応プロセス」で投入されたデータを引き継ぐと言うのもアリだ。

「往訪報告のワークフロー化」や「往訪記録のデータベース化」を考えるに、往訪前にある程度の入力を済ませておきたい。（『往訪直後に「１件ずつ」の往訪報告フロー』を拡張）

もっとも、Questetra BPM Suite の様に各ステップ（タスク）の部分入力を認めるワークフロー製品であれば、同一者の連続タスクはあまり意味がない。（「進捗情報の共有」と言う観点であれば分けてもよいかも）

「往訪報告」はメールで済ませる・・・。
ま…、「何も報告しない」よりはメールで報告する方が良いのだが、非常に再利用性に乏しい。何とか「集計」に使えるレベルの記録を考えたい。例えば「営業マンＡは今月何件の訪問を行ったのか？」、「営業部全体で今月何件の新規訪問があったのか？」。

すなわち、往訪直後にフォーマットに従ったに入力を行うルールにすれば、極めて有意義な往訪記録データベースができあがる。ちなみに「営業日報フロー」も悪くないが、日次の報告よりも、往訪終了時の報告の方が、抜け漏れを防ぐ観点で有効だ。

個別の顧客に対して、提案活動とその後の電話フォローをモレなく実施したい。もちろん専用のSFAシステムを導入して『リード管理』をしても良いのだが、コストをかけずBPMワークフローシステム内で構築したい。

以下の事例は、「セールス担当が提案書雛型に対して大きな編集をしない」を想定しつつ、その後の「提案ステップ」を着実にこなすワークフロー。