ワークフローサンプル: 第466話：出張申請に対する承認は「課長代理」のシゴトだ

「ミンナの出張申請、オレ１人では承認してらんねぇ…」

どのような組織図であったとしても、各部署それぞれに「リーダ」が必要だ。特に「部署の方針」や「部署の目標」を決定する際の「リーダ」の役割は大きい。しかし、日常の承認業務について言えば、必ずしも「ひとりのリーダ」で全てを行う必要はない。

たとえば10人から20人程度の「課」における「出張の承認」の様な業務であれば、積極的に『課長代理』や『課長補佐』に代理承認をさせるべきだ。その部署内での責任や序列を明確にする意味もある。（会社の業務規程にも「課長に事故等があるときの職務代理者」と言った定義があるだろう）

ちなみに、手続きの空白期間が許されない「行政府の運営」においてもこの様な制度は良く見られる。（例：「物品管理法、代理官の制度」　代理をさせる場合についての規則）

[出張申請フロー]

この業務プロセス定義では、「所属部署のリーダ」が承認することになっている。

ただこの場合、「所属部署のリーダ」には複数人を登録したい。つまり、ワークフロー基盤の設定において、『課長』だけでなく『課長代理』や『課長補佐』も「部署のリーダ」として登録しておくのだ。そうすることで『課長』『課長代理』『課長補佐』の誰しもが、承認することができるようになる。

Questetra のインターフェースで言えば、『2.出張の承認』が［引き受け待ち］の一覧に入るようになる。（「引受候補者」が一人しか存在しない場合は［マイタスク］の一覧に入る）

※ 実際の処理画面は［オンラインデモ］等で確認して欲しい。

もっとも『課長代理』自身による出張申請については『課長』が承認すべきだ。この業務プロセス定義は『2.出張の承認』の処理は、『1.出張内容の登録』の処理者とは別人になるように設定されている。（スイムレーン設定）

ちなみに、入力画面において郵便番号データを参照する機能は秀逸だ。つまるところ、「（住所絞り込み）」の部分において、役所の名前や大企業の名称の一部を入力すると住所候補が列挙され、そのまま「郵便番号」「住所」「法人名」の各項目を自動入力できる。

※ この自動入力を有効にするためには、別途「選択肢 XML」である『大口事業所を含む郵便番号データ』（約15万件）をワークフロー基盤に登録しておく必要がある。（「取引先住所録を登録しておく」と言う応用にも対応可能だ）

▼『（住所絞り込み）』の［入力ヒント］の設定（HTML/JavaScript）

選択したデータを <button type="button" id="myButton" accesskey="b">自動入力(<u>B</u>)</button>
<script type="text/javascript">
jQuery('#myButton').on('click',function(){ 
  var labelStr = jQuery('input[name="data\\[1\\].dummy"]').val(); 
  // 検索セレクト (label)
  var display = new String( labelStr ); 
  var arr = display.split( " " );
  jQuery('input[name="data\\[2\\].input"]').val( arr[0] );
  jQuery('input[name="data\\[3\\].input"]').val( arr[1] );
  jQuery('input[name="data\\[4\\].input"]').val( arr[2] );
}); 
</script>

[出張申請フロー：「1.出張内容の登録」画面]