ワークフローサンプル: 出張申請の「経路」は Google Map で！

『出張申請』はヤヤコシイ。

「事前承認」が必要だったり、「仮払い」(事前現金支給)をしてもらう必要があったり、会社側が手配してくれる種類のチケットがあったり…と、なんせ手続きが面倒なのだ。もし延泊して個人旅行を兼ねようものなら、何を提出すれれば良いかサッパリ分からない。

一方で『出張申請』を受け取る上司や経理担当だって嬉しくない。コト細かく入力された行程や必要経費について、確認するだけでもタイヘンだ。そもそも、イツでもドコでも予約変更できるこの時代に、『旅行計画』などと言う言葉自体が古い。。。また精算処理にしても「法人クレジットカード」で購入できるものが多くなり、もはや仮払いを行う必要性も無くなってきた。精算すべきものは立替金申請に含めて一括で精算したい。。。

以下の申請ワークフローは「仮払い制度」を廃止し、【出張計画の概要】を事前承認する点に重きが置かれている。

秀逸な点は、入力された出張行程(地名)を Google Map で参照できるところだ。その『移動ルート』や『移動コスト』がワンクリックで把握できるため、「承認する立場の人」(上司)や「監査する立場にある人」もその出張概要を瞬時に理解できる。

[出張承認フロー]

このワークフロー・サンプルは、入力項目が少ない。
良く考えたら、「出張行程が細かく書かれている書類」なんて、誰もちゃんとチェックしていない。決裁する人(上司)も、実は「書かれている地名が何処なのか」を知らない。申請した当人ですら「入力し終わったらデータにヌケモレないか」を見返す気力はない。そして経理担当者は「決裁者の決裁した」と言う免罪符を持っている。…だとすれば、「おおよその旅行行程」についてのみ承認を受ける制度の方が合理的ではないか？

毎月3時間を費やしている入力作業が10分になる、、、かも知れない。

もし相互にデータ閲覧権限を与えておけば、お互いの業務に興味を持つようになるかも知れない。あるいは自分や他者の過去申請をデータ再利用して申請するようになるかも知れない。申請データが簡素にまとまっていると再利用性も高まる。

なお、この例にある「申請画面に入力された地名を Google Map に引き渡すボタン」は、表示専用の『ガイドパネル』設定で実現している。JavaScript のプログラミング知識があれば、この例の様に申請画面をよりリッチなものにする事ができるのだが、、、過度な装飾はメンテナンス性を下げるので注意が必要だ。


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<input type="button" value="Go Google Map"
onclick="searchGMap(10, 11);">
<script type="text/javascript">
function searchGMap(from_num, to_num){
var from_data = 'input[name="data\[' + from_num + '\].input"]';
var to_data = 'input[name="data\[' + to_num + '\].input"]';
var from = jQuery(from_data).val();
var to = jQuery(to_data).val();
var url = 'https://maps.google.com/maps?saddr='+encodeURIComponent(from)
           +'&daddr='+encodeURIComponent(to);
window.open(url);
}
</script>

[出張承認フロー：「1.出張経路申請」画面]