ワークフローサンプル: スマホ時代の BYOD ポリシーと端末申請フロー

BYOD とは、個人所有のスマホ等を「日常業務」に活用することだ。
※ Bring your own device、ビーワィオーディー

各種調査によってイロイロだが、今日、日本では「許可する企業」が約2割程度、「禁止する企業」が3割程度、残りの企業は「放置」と言った現状。また米国では「許可する企業」が約8割程度、「禁止する企業」は1割にも満たないと言った状況の様だ。

やはりイマドキ、自分のスマホを「完全にプライベートだけで使う」と言うのはムリがある。
良く考えれば、会社から私物スマホに「電話」がかかってくる事だってある。ならば、出張時や移動中の「メールチェック」くらい良いのではないだろうか？私見ながら「メール読み書き(Webメール)」、「スケジュールのチェック」、「ワークフローに流れるタスクの処理（特に起案承認）」を、まずは認めるのが良いと思う。就労者だってそれを望んでいる。

そもそも、今日この『クラウド時代』にあって、ワークスタイルも激変しつつある。折しも世界の景気は低迷しており、人類はもっと働かなければならない。業種×業態×規模に併せたポリシー設定は必須だが、業務の抜本的な見直しは、もっと頻繁に行われてしかるべきだ。例えば「移動中の仕事」や「在宅での仕事」を積極的に認めれば、世界の GDP は確実に向上する。（労働基準監督署とのバトルなんてタカが知れている）

ナンにしても、（やや話が脱線したが）、「なし崩し BYOD」（BYOD放置）は避けたい。
末路として、社用メールをコツコツ転送させたり、社内データを USB メモリや Dropbox に複製させたり・・・、不正かどうかわからない「コッソリ行為」を増やしてしまう。むしろ「やっても良い事」を積極的に公知し、ルールとして浸透させるべきだ。

[BYOD 申請ワークフロー]

[BYOD 申請ワークフロー：「1.BYOD申請」画面]

この業務フローは社内無線 LAN の使用許可を得るためのワークフローだ。
ワークスタイル自由化の第一歩として「BYOD 許可」を実践するためには、会社として就労者の利用している通信端末を把握する必要がある。「LAN への接続申請」は通信端末の把握タイミングとして、非常に都合が良い。

上記のワークフローでは、「許可」を通知する際に、「無線LAN接続手順」と「BYOD ポリシー（やって良い事・ダメな事）」が付記されている点が素晴らしい。特に無線 LAN の設定は、何度も行うものではない。煩わしい設定作業も「無線LAN接続手順」があれば、スムーズに行えるだろう。

＜無線LAN接続手順＞
1. 接続先選択
SSIDは「ステルス」なので無線ホスト側から通知されません。各自で「xxxxssid」と入力して下さい。
※ SSID (Service Set ID) とは、無線LANネットワークのグループ名です。
2. 暗号化設定
セキュリティ方式は「WPA2-PSK」に対応しています。
3. パスワード
暗号化キーは「zzzzzzzz」です。各自で入力して下さい。
（なお、対応プロトコルは「802.11a/b/g」です）

＜BYODポリシー＞
1. 上司許可
就労者がスマートフォン等の情報端末を業務に使用する際には、使用端末と使用用途を明らかにし、上司の許可を得る。
2. 自己負担
端末のメンテナンス費用や通信費用は自己負担とする。
3. 端末登録
許可を得た場合には、その旨を会社に報告する。
4. ログイン制御
端末の利用にはパスワード等の認証ロックをかける。生体認証が望ましい。
5. ローカル保存の禁止
業務データを端末側に永続的に保存してはならない。30日以上保存する必要がある場合には、上司の許可を要する。
6. 紛失時即時報告
端末を紛失した際、端末を廃棄した際には、その旨を即時会社に報告する。
7. 使用終了報告
業務利用を終了した場合、雇用契約が終了した場合には、その旨を即時会社に報告する。

＜類似プロセス＞